Оприходование кассовой выручки. Оспариваем штрафы за кассу и ккт

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2012, N 7

В соответствии с п. 1 ст. 7 Федерального закона N 54-ФЗ <1> и п. 1 ст. 7 Закона РФ N 943-1 <2> на налоговые органы возложена обязанность по осуществлению контроля и надзора за полнотой оприходования выручки организациями, производящими наличные денежные расчеты без использования ККТ. Заметим, что мероприятия, проводимые налоговыми органами в рамках исполнения указанной функции, не относятся к налоговым проверкам и, соответственно, не регулируются положениями НК РФ. Порядок осуществления такого контроля и надзора регламентирован Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей" (далее - Административный регламент).

<1> Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".
<2> Закон РФ от 21.03.1991 N 943-1 "О налоговых органах Российской Федерации".

Общие положения

Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ организации, в том числе государственные (муниципальные) учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, обязаны применять кассовый аппарат, включенный в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.

Вместе с тем Федеральным законом N 54-ФЗ и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение N 359), предусмотрено, что государственные (муниципальные) учреждения могут осуществлять расчеты и без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи документа, оформленного на БСО, который приравнивается к кассовому чеку. Такие БСО (квитанции, билеты, абонементы и др.) в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (п. 3 Положения N 359):

• наименование документа, шестизначный номер и серию;
• наименование и организационно-правовую форму учреждения;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности);
• ИНН учреждения;
• вид услуги;
• стоимость услуги в денежном выражении;
• размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами;
• дату осуществления расчета и составления документа;
• должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации;
• иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми организация вправе дополнить документ.

Предметом осуществления контроля и надзора за полнотой оприходования выручки является установление факта полноты учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей. Напомним, что 01.01.2012 вступило в силу Положение ЦБ РФ N 373-П <3>, определяющее порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ в целях организации на территории РФ наличного денежного обращения.

<3> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ, утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П.

Для справки. К проверяемым объектам (лицам, в отношении которых осуществляются мероприятия по контролю (надзору)) относятся организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт, или их уполномоченные представители. Таким образом, государственные (муниципальные) учреждения тоже могут быть проверены налоговыми органами.

Осуществление контроля регламентируется:

• КоАП РФ;
• Законом РФ N 943-1;
• Федеральным законом N 54-ФЗ;
• Федеральным законом от 03.06.2009 N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами";
• Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 N 506 "Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе";
• Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470 "Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями";
• Положением N 359;
• Приказом ФНС России от 02.08.2005 N САЭ-3-06/354@ "Об утверждении Перечня должностных лиц налоговых органов Российской Федерации, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях";
• Приказом Минфина России от 09.08.2005 N 101н "Об утверждении Положений о территориальных органах Федеральной налоговой службы";
• Приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 N 351 "Об утверждении образца марки-пломбы контрольно-кассовой техники";
• Приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 N 352 "Об утверждении образца идентификационного знака контрольно-кассовой техники";
• Приказом Минфина России от 18.12.2007 N 135н "Об утверждении образца знака "Сервисное обслуживание";
• Приказом Минфина России от 18.12.2007 N 136н "Об утверждении образца знака "Государственный реестр";
• Приказом ФНС России от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@ "Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники".

Порядок проведения контроля

В соответствии с п. 20 Административного регламента при осуществлении контроля и надзора за полнотой оприходования выручки учреждениями, производящими наличные денежные расчеты без использования ККТ, налоговыми органами проводятся следующие процедуры.

Предъявление поручения на исполнение государственной функции. Основанием для начала проведения контрольного мероприятия является решение руководителя (заместителя руководителя) налогового органа о проведении проверки полноты учета выручки денежных средств учреждением.

Обратите внимание! Срок осуществления контрольного мероприятия в каждом конкретном случае устанавливается руководителем (заместителем руководителя) налогового органа. Однако он не может превышать 20 рабочих дней с даты предъявления проверяемому учреждению поручения на проведение проверки (п. 19 Административного регламента).

Сотрудники налогового органа, проводящие проверку, по прибытии в проверяемое учреждение предъявляют поручение на проведение проверки и служебные удостоверения. Данный факт должен быть зафиксирован подписью руководителя проверяемого учреждения (лицом, им уполномоченным) с указанием должности и даты предъявления в поручении на проведение проверки. Необходимо отметить, что неознакомление либо уклонение от ознакомления и фиксации факта предъявления поручения также отражается проверяющими в поручении.

Рассмотрение необходимых документов. После предъявления проверяемому учреждению поручения на проведение проверки сотрудники налогового органа переходят к рассмотрению документов, необходимых для проведения контрольного мероприятия. В частности, к таким документам относятся (п. 29 Административного регламента):

• журнал кассира-операциониста;
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
• журнал регистрации показании суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
• распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
• контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• авансовые отчеты;
• кассовая книга;
• справка-отчет кассира-операциониста;
• сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
• бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;
• информация из автоматизированной системы о выпущенных документах;
• акт приемки бланков строгой отчетности;
• книга учета бланков строгой отчетности;
• акт о списании бланков строгой отчетности;
• книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения;
• распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;
• иные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, которые необходимы для проверки.

Указанные документы должны представляться в виде оригиналов или заверенных должным образом копий. При этом проверяющие не вправе требовать документы и сведения, не относящиеся к предмету проверки, а также нотариального удостоверения указанных копий документов.

Обратите внимание! Административный регламент не возлагает на проверяющих обязанности по предоставлению письменного требования на представление необходимых документов, то есть указанные документы могут быть запрошены и в устной форме. Однако, по мнению автора, проверяемому учреждению все-таки целесообразнее запросить у проверяющих список необходимых документов.

Согласно п. 31 Административного регламента максимальный срок для рассмотрения должностными лицами налогового органа документов не может превышать одного рабочего дня с момента предъявления проверяемому учреждению поручения на проведение проверки. Результаты проверки отражаются в акте.

Проверка полноты учета выручки денежных средств. После окончания рассмотрения необходимых документов должностные лица налоговых органов переходят непосредственно к проверке полноты учета выручки денежных средств. Указанными лицами определяются объем и состав контрольных действий, а также методы, формы и способы их проведения.

В ходе проверки проводятся контрольные действия по документальному и фактическому изучению финансовых и хозяйственных операций, совершенных проверяемым учреждением в проверяемый период. Контрольные действия по документальному изучению проводятся по документам проверяемого учреждения, в том числе путем анализа и оценки полученной из них информации. Контрольные действия по фактическому изучению проводятся путем осмотра, инвентаризации, наблюдения, пересчета, экспертизы.

Контрольные действия проводятся сплошным или выборочным способом. Сплошной способ заключается в проведении контрольного действия в отношении всей совокупности финансовых и хозяйственных операций, выборочный способ - в отношении части финансовых и хозяйственных операций.

В ходе проверки проводятся контрольные действия по изучению документов, связанных с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники; документов, связанных с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением бланков строгой отчетности, информации из автоматизированных систем о выпущенных документах (оформленных на бланках строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку), документов, связанных с выдачей товарных чеков, квитанций, и других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), а также по проверке соблюдения требований к контрольно-кассовой технике, порядка и условий ее применения, порядка и условий применения бланков строгой отчетности, требований к автоматизированным системам для формирования бланков строгой отчетности и заполнения соответствующих документов, порядка и условий их применения, порядка и условий выдачи товарных чеков, квитанций и других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

В ходе проверки должностные лица налоговых органов получают необходимые письменные объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе проверки, документы и заверенные копии документов, необходимые для проведения контрольных действий.

В случаях, требующих применения научных, технических или иных специальных знаний, для участия в проверке привлекаются эксперты (экспертные организации).

Обратите внимание! В ходе проведения контрольного мероприятия в обязательном порядке проверяются наличные денежные средства, находящиеся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, путем снятия остатка (пересчета) денежной наличности с учетом средств, выдаваемых кассиру перед началом рабочей смены в качестве разменной монеты, и составляется акт о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, в двух экземплярах. Перед началом проверки кассиром дается расписка об отсутствии или о наличии в денежном ящике контрольно-кассовой техники личных денег, о представлении всех квитанций, приходных кассовых ордеров о сданной выручке, справок-отчетов кассира-операциониста, сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке, актов о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным (возвращенным) кассовым чекам за день проверки. Расписка оформляется в акте о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники.

Согласно п. 37 Административного регламента проверка полноты учета выручки денежных средств осуществляется методом сравнения суммы наличных денежных средств, установленной при проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, с данными, отраженными в фискальном отчете, контрольной ленте контрольно-кассовой техники и записями в журнале кассира-операциониста. Записи в журнале кассира-операциониста сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов. По каждому факту расхождений должностными лицами проверяемого учреждения должны даваться объяснения.

В случае если сумма выручки наличных денежных средств по данным проверки больше или меньше, чем сумма выручки денежных средств по учетным данным учреждения, выясняются причины, вызвавшие расхождения, берутся подробные объяснения и делаются выводы о полноте учета выручки наличных денежных средств проверяемого объекта, а также о применении (неприменении) контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности и иных возможных причинах сложившейся недостачи (наличии излишков).

Если же учреждение осуществляет расчеты без применения контрольно-кассовой техники, проводится проверка фактического наличия бланков строгой отчетности, по итогам которой составляется акт проверки фактического наличия бланков строгой отчетности в двух экземплярах. Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков. Кроме того, в ходе проверки определяется количество использованных бланков строгой отчетности за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки бланков строгой отчетности и актов инвентаризации бланков строгой отчетности для сопоставления с фактическим количеством копий использованных бланков строгой отчетности (корешков документов). Сумма выручки денежных средств, отраженная в учете, сопоставляется с суммами, отраженными в копиях использованных бланков строгой отчетности (корешках документов).

В случае если учреждение является плательщиком ЕНВД и осуществляет наличные денежные расчеты также без применения контрольно-кассовой техники, проводится проверка наличия товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Результатом проведения данного этапа проверки является установление (выявление, фиксация) фактов неполного или полного учета выручки денежных средств, которые фиксируются в акте проверки.

Оформление результатов проверки. В соответствии с п. 46 Административного регламента по результатам проверки полноты учета выручки денежных средств составляется акт проверки в двух экземплярах, которые подписываются как проверяющими, так и проверяемым учреждением. Акт проверки должен быть составлен на бумажном носителе, на русском языке и иметь сквозную нумерацию страниц. В нем не допускаются помарки, подчистки и иные исправления, за исключением исправлений, оговоренных и заверенных подписями должностных лиц налогового органа, проводящих проверку, и проверяемого учреждения.

В акте проверки указываются:

• дата составления акта проверки;
• полное наименование проверяемого учреждения, его ИНН и КПП;
• фамилии, имена, отчества должностных лиц налогового органа, проводивших проверку, их должности с указанием наименования налогового органа;
• дата и номер поручения на проведение проверки;
• перечень документов, полученных налоговым органом в ходе проверки;
• период, за который проведена проверка;
• даты начала и окончания проверки;
• адрес места нахождения проверяемого учреждения;
• документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или запись об отсутствии таковых. В описании нарушений должны быть указаны положения нормативных правовых актов, которые были нарушены.

Должностные лица налоговых органов по фактам нарушений, отраженным в акте проверки, принимают от проверяемого учреждения письменные объяснения (замечания, возражения), сделав при этом запись в акте проверки.

В случае если учреждение уклоняется от подписания акта проверки, этот факт отражается в акте проверки, и акт проверки направляется по почте заказным письмом по месту нахождения учреждения.

В случае выявления фактов нарушений законодательства РФ налоговые органы возбуждают и осуществляют производство по делу об административном правонарушении в порядке, установленном КоАП РФ.

Например , нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Вместе с тем, напомним, по общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

В заключение отметим, что, к сожалению, Административный регламент не дает ответов на вопросы о периодичности проведения указанных проверок и о проверяемом периоде.

Эксперт журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных)

Мы рассматривали общие вопросы синтетического и аналитического учета кассовых операций. Основные проводки по кассе приведем в нашем материале.

Поступление денежных средств в кассу: проводки

Счет 50 «Касса» — счет активный, поэтому поступление денежных средств в кассу организации отражается по дебету этого счета.

Наиболее простая операция по кассе - это снятие наличных денежных средств по чеку с расчетного счета. Данная операция формирует одновременно проводку по кассе и расчетному счету. Так, если получено в кассу с расчетного счета, проводка по счету 50 будет следующая:

Дебет счета 50 - Кредит счета 51 «Расчетные счета»

Учет денежных средств (проводки поступления) по наиболее типичным ситуациям:

• возврат в кассу аванса, выданного ранее поставщику:

Дебет счета 50 - Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

• поступление наличных денежных средств от покупателей:

Дебет счета 50 - Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Проводка по кассе на розничную выручку или, что то же самое — оприходование выручки в кассу (проводка), может быть и напрямую со счетом 90 «Продажи», ведь вести учет расчетов с розничными покупателями на счете 62 нет необходимости, т.к. оплата и отгрузка производится одновременно:

Дебет счета 50 - Кредит счета 90

• получен заем наличными в кассу:

Дебет счета 50 - Кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»

• если возвращен в кассу остаток подотчетной суммы, проводка будет следующая:

Дебет счета 50 - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

• возмещение материального ущерба работником организации:

Дебет счета 50 - Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

• внесены средства учредителей в счета вклада в уставный капитал:

Дебет счета 50 - Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями»

• выявлены излишки по кассе в результате инвентаризации:

Дебет счета 50 - Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Выбытие из кассы: проводки по бухучету

Кассовые проводки при выбытии наличных денежных средств из кассы организации можно представить следующими основными записями, отраженными в таблице.

К нам за помощью обратилась наша читательница, описав следующую ситуацию. Организация торгует (выполняет работы, оказывает услуги населению) за наличные, часы ее работы - до 22.00. У кассира организации рабочее время с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. Z-отчеты каждый вечер снимают продавцы и сразу заносят их данные в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4). Деньги и Z-отчет кассир получает от продавцов утром каждого буднего дня. Читательница интересуется, как в этом случае записывать сведения о выручке в кассовую книгу.

Этот вопрос возникает и в ситуации, если выручка получена работником далеко от кассы и невозможно сдать ее в тот же день, например при продажах на выставке в другом городе. Рассмотрим применяемые на практике варианты и решим, какими можно пользоваться, а какими - не стоит. Часы работы кассира не совпадают с часами продаж за наличные ВАРИАНТ 1. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге задним числом Утром, получив от продавцов выручку, кассир вчерашним днем составляет на нее ПКО, заносит его в кассовую книгу и выводит остаток. И затем начинает лист за новый день. Если до получения вчерашней выручки нужно принять или выдать деньги, кассир резервирует номер для ПКО на вечернюю выручку. При этом некоторые кассиры на конец своего рабочего дня выводят остаток в кассовой книге (тогда утром этот лист книги просто делают заново с учетом вечерней выручки), а некоторые - нет. В результате ПКО и записи в кассовой книге датированы днем получения наличных. Этот вариант основан на том, что в Положении о ведении кассовых операций нет прямого указания на то, что:

• ПКО на выручку, пробитую по ККТ, нужно составить немедленно после окончания работы на ней;
• кассовую книгу следует заполнять день в день.

Даже если инспекторы иного мнения, они вряд ли смогут обнаружить, что ПКО и книга заполняются задним числом. Ведь когда налоговики приходят с проверкой кассы, вы не обязаны сразу показывать им кассовые документы. Срок представления затребованных для проверки документов не установлен, но и обязанности отдать их немедленно нет. ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге датой получения денег от продавцов Перед уходом с работы кассир выводит в кассовой книге остаток по всем операциям с наличными, которые прошли за день к этому времени (в нашем примере - на 18.00). Для этого продавцы снимают сменный Z-отчет и вносят полученную к этому моменту выручку в кассу. Закончив свою работу, продавцы еще раз снимают Z-отчет - на вечернюю выручку. Ее кассир приходует утром следующего своего рабочего дня при получении от продавцов денег и Z-отчетов. На ПКО он ставит текущую дату и записывает его в лист кассовой книги за текущий день. Сразу скажем, что использовать этот вариант не стоит. (-) Из кассовых документов видно, что нарушены правила использования ККТ. В соответствии с ними тот, кто работал на ККТ, должен после снятия Z-отчета и заполнения журнала кассира-операциониста при закрытии организации сдать выручку в кассу организации (либо инкассатору). А этого сделано не было. (-) Налоговики могут оштрафовать за неоприходование (неполное оприходование) наличной выручки. Дело в том, что на сумму, полученную с использованием ККТ, должен быть составлен датированный тем же днем ПКО. В листе кассовой книги за тот же день на основании этого ПКО должна быть сделана запись. Это и называется оприходованием наличных. В нашей ситуации выручка оприходована, но с опозданием на день. ВАС однажды указал, что моментом начала и окончания совершения нарушения по неоприходованию является день получения выручки. Поэтому и налоговики, и многие суды приравнивают несвоевременное оприходование к неоприходованию. Внимание! Пробив сумму по ККТ, выручку вы еще не оприходовали. Нужно зарегистрировать ПКО на эту сумму в кассовой книге. Если вы попали в такую ситуацию, то все же попытайтесь оспорить штраф. Во-первых, прямого указания на то, что запись в кассовой книге о полученных через ККТ деньгах следует делать непременно датой их получения, в Положении нет. Поэтому некоторые суды не признают несвоевременное оприходование наличной выручки нарушением. Во-вторых, это нарушение малозначительно, так как наличные все равно оприходованы, пусть и с небольшим опозданием. На этом основании суд может освободить от штрафа . Может помочь и внутренний приказ об особом порядке оприходования выручки ККТ в кассу, связанном с графиком работы организации. ВАРИАНТ 3. Руководитель назначает одного из продавцов кассиром Тогда у вас будет основной кассир, который ведет кассу в свое рабочее время, и еще один, который отвечает за кассу только в отсутствие основного. Он сам будет составлять ПКО на вечернюю выручку сразу после снятия Z-отчета и в тот же день вносить его в кассовую книгу. (+) ПКО составлен сразу и отражает действительную дату получения наличных. (+) Наличные вовремя попадают в кассовую книгу, и нет повода для штрафа. Есть два способа деления ответственности за дневные и вечерние операции между двумя кассирами. СПОСОБ 1. Организовать отдельную "вечернюю" кассу со своими сейфом и кассовой книгой. В нее второй кассир будет сразу же записывать выручку, полученную после окончания рабочего дня основного кассира. Утром, при сдаче денег из "вечерней" кассы в основную, в "вечерней" оформляют на их сумму РКО, а в основной - ПКО. СПОСОБ 2. Два кассира ведут одну основную кассу: один - днем, другой - вечером и в выходные. Тогда придется дважды в день передавать кассу от одного кассира другому по акту, из которого следовало бы, сколько наличных и прочих хранящихся в кассе ценностей один кассир сдал, а второй - принял. Проводить ежедневные инвентаризации кассы и составлять акты по форме N ИНВ-15 вы не должны (инвентаризация обязательна только при полной смене материально-ответственного лица, например увольнении работника и приеме на его место другого). Наличные получены далеко, и работник не может привезти их в кассу ни в тот же день, ни на следующий Как мы уже сказали, эта ситуация может возникнуть при продажах в другом городе, когда работники в командировке продают за наличные продукцию фирмы, при прочей выездной торговле. То есть когда деньги попадают к кассиру только через несколько дней после их получения. ВАРИАНТ 1. Кассир приходует выручку задним числом То есть составляет ПКО и записывает их в кассовую книгу тем днем, когда им были получены деньги. Для этого кассир заранее резервирует номера ПКО на каждый день. Если за каждый из этих дней уже был выведен остаток, листы книги приходится переделывать. А если работник, находясь в другом городе, положил вырученные деньги на корпоративную карту через банкомат? Тогда на дату зачисления нужно составить еще и РКО на сдачу денег в банк. Этот РКО работник не подписывает. Основание его составления - чек банкомата. (+) Даты кассовых документов и записей в кассовой книге совпадают с проведением кассовых операций. Примечание. Если приходовать эти деньги не задним числом, а днем возвращения работника, то, как и в рассмотренном выше варианте 2, вы рискуете получить от инспекции штраф. Однако риск этот не так велик. Суды учитывали техническую невозможность доставить полученные деньги в офис в тот же день и в штрафе отказывали. ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО уже в день получения выручки работником Он делает это на основании информации, полученной от работника по телефону, факсу, электронной почте и т.п. ПКО кассир записывает в кассовую книгу за этот день. Документы, служащие основанием для составления ПКО (Z-отчет, БСО), работник отдает кассиру по возвращении в офис (а в день их оформления при возможности пересылает по факсу или электронной почте). (-) Кассир расписывается за деньги, которых не получал и которых в кассе нет. А ведь всегда есть риск, что наличные до кассы по какой-то причине не доедут. Так что использовать этот вариант нельзя. ВАРИАНТ 3. Руководитель издает приказ о создании временной кассы на период продаж вдалеке от офиса А работника, принимающего наличные, назначает временным кассиром и дает ему право подписи кассовых документов. Выдаем ему бланки ПКО и новенькую кассовую книгу и объясняем, как и когда все это заполнять. То есть он сам будет ежедневно составлять ПКО (а если сдаст деньги в банк - еще и РКО) и делать записи в своей кассовой книге. Пересылать листы "выездной" кассовой книги в головное подразделение не нужно. Это обязаны делать только обособленные подразделения. По возвращении работник вместе с деньгами сдает свою "выездную" кассовую книгу. Последним в ней будет зарегистрирован РКО на сдачу наличных в основную кассу. После этого с работника снимаются обязанности кассира. А привезенная им выручка текущим днем приходуется по отдельному ПКО в основной кассовой книге. *** Какой бы вариант вы ни выбрали, продумайте, как отслеживать соблюдение лимита остатка наличных в кассе. Например, кассир перед уходом может сообщать продавцам, сколько еще осталось до лимита, чтобы излишек они могли вовремя сдать в банк. Работник, который принимает наличные в поездке, может ежедневно сообщать кассиру (по телефону, факсу, электронной почте) сумму полученной выручки. И помните, что с любого дня вы можете установить новый лимит, пересчитав его, исходя из вашей максимальной дневной выручки.

Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (далее — Указание № 3210-У). За нарушение этого порядка саму организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а ее должностных лиц — на сумму от 4000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Кроме того, административные штрафы предусмотрены за неприменение в случаях, установленных федеральными законами, ККТ, а также за нарушения в порядке ее эксплуатации. В этом случае с компании штраф взыскивается в размере от 30 000 до 40 000 руб., с ее должностных лиц — в размере от 3000 до 4000 руб. (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Виды нарушений в сфере кассовых операций и применения ККТ, за которые могут привлечь к административной четко оговорены в статьях 14.5 и 15.1 КоАП РФ. Тем не менее на практике налоговые органы нередко расширяют эти перечни, пытаясь штрафовать компании и за совершение других действий, не указанных в КоАП РФ в качестве нарушений.

Превышение лимита наличными

Предельная сумма платежа наличными деньгами в расчетах между двумя юридическими лицами, двумя предпринимателями, а также между организацией и предпринимателем составляет 100 000 руб., причем в рамках одного договора (п. 1 Указания Банка России от 20.06.07 № 1843-У, далее — Указание № 1843-У). Именно это дополнение вызывает на практике больше всего и разногласий.

Очевидно, если организация одним платежом внесла в кассу другой компании сумму свыше 100 000 руб. либо единовременно выдала более 100 000 руб. по доверенности сотруднику получателя, штраф правомерен и оспорить его практически невозможно. Сомнения в правомерности штрафа возникают, если платежи наличными осуществляются в течение нескольких дней либо если между организациями заключено несколько договоров.

Оплата несколькими платежами. Банк России пояснил, что Указание № 1843-У не устанавливает каких-либо ограничений по времени осуществления расчетов наличными деньгами. Например, в нем не указано, что ограниченна общая сумма платежей за один рабочий день. В этом документе содержится ограничение лишь по сумме 100 000 руб. в целом в рамках одного договора. Срок действия договора и периодичность осуществления расчетов по нему значения при этом не имеют (письмо Банка России от 04.12.07 № 190-Т).

Таким образом, в целях проверки наличные платежи по одному договору между одними и теми же лицами суммируются, даже если они производятся в разные дни и их разделяет продолжительный период времени. Значит, если общая сумма наличных платежей по конкретному договору превысила 100?000 руб., участников сделки могут привлечь к административной ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Вопрос в том, кого именно могут оштрафовать — плательщика или получателя денег либо обе стороны платежа. К сожалению, на него до сих пор нет однозначного ответа. Есть лишь письмо Банка России, в котором говорится, что ответственность применяется исключительно к стороне, производящей сверхлимитный платеж (письмо от 24.11.94 № 14-4/308). Однако указанное письмо фактически утратило силу еще в 2003 году.

Московские налоговики со ссылкой на это же письмо Банка России также подтвердили, что действие статьи 15.1 КоАП РФ не распространяется на юридические лица, получающие платеж (п. 2 письма УМНС России по г. от 30.12.02 № 29-12/64034). К аналогичному выводу приходят и некоторые суды (постановления ФАС Московского от 22.05.06 № КА-А40/4070-06 и Поволжского от 30.10.03 № А55-4572/03-3 округов).

Однако в последнее время арбитры, особенно ФАС Волго-Вятского округа, все чаще стали указывать, что административный штраф налагается не только на плательщика, но также и на лицо, принимающее сверхнормативные наличные денежные средства (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 30.11.10 № А28-2959/2010, от 27.07.10 № А28-1778/2010, от 18.02.10 № А28-16681/2009 и от 22.09.08 № А79-1817/2008). Поэтому организации, которую оштрафовали за получение сверхнормативного платежа, прежде чем обращаться в суд с иском об отмене штрафа, необходимо проанализировать судебную практику по своему региону.

Наличие нескольких договоров между контрагентами. Допустим, платежи наличными в пределах установленного лимита осуществлялись между двумя организациями в рамках разных договоров и их общая сумма превысила 100 000 руб. Это не является нарушением, причем даже в том случае, если указанные платежи проводились в течение одного дня.

Споры возникают, когда между двумя компаниями имеется несколько хозяйственных договоров, сходных по содержанию, например несколько договоров займа. При этом наличные расчеты по каждому договору в отдельности не превысили 100 000 руб., но если суммировать платежи по всем схожим договорам за соответствующий период, то их общая сумма составила более 100 000 руб.

При оценке подобных ситуаций арбитражные суды исходят из того, что сам по себе факт заключения нескольких сходных по содержанию договоров не может служить основанием для вывода о том, что в действительности была совершена одна сделка. Обычно суды изучают предмет каждого договора и его существенные условия.

Например, рассматривая несколько договоров по транспортировке грузов, суды пришли к выводу, что каждый из этих договоров является самостоятельным. Ведь в них были предусмотрены разные условия, касающиеся экспедируемых грузов и их характеристик, разные маршруты перевозки и стоимость транспортировки. Значит, расчеты наличными проводились по нескольким разным договорам, а не в рамках одной сделки. Поэтому установленный лимит расчета наличными деньгами не был превышен (постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.04.11 № 18АП-2577/2011 и Десятого арбитражного апелляционного суда от 15.09.10 № А41-15407/10).

Вместе с тем есть примеры судебных решений с противоположными выводами. Так, проанализировав по нескольким договорам займа такие условия, как процентная ставка и срок пользования займом, суд пришел к выводу, что формальное подписание шести договоров займа по 100 000 руб. каждый не свидетельствует о действительной воле сторон на заключение и исполнение шести самостоятельных договоров. Фактически стороны осуществили одну сделку на общую сумму 600 000 руб., превысив тем самым установленный лимит расчетов наличными деньгами между организациями (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.03.08 № А28-9126/2007-60/18). К аналогичному выводу, но в ситуации, когда в один день между одними и теми же лицами было заключено два договора займа на общую сумму свыше 100 000 руб., пришел Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд (постановление от 29.03.12 № А05-12467/2011).

Тем не менее Девятнадцатый арбитражный апелляционный суд, рассматривая спор, касающийся заключения двух договоров займа, каждый на сумму 100?000 руб., посчитал их отдельными договорами, несмотря на схожесть их условий (постановление от 04.10.12 № А35-7885/2012).

Расчеты наличными в рамках разных приложений или дополнительных соглашений к одному договору. В подобной ситуации суды чаще всего идут по формальному пути и признают такие расчеты произведенными в рамках одного договора (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.07.12 № А65-11294/2012).

Следовательно, если общая сумма платежей по нескольким дополнительным соглашениям к одному договору превысила 100 000 руб., это считается нарушением. Поэтому взыскание штрафа в данном случае является правомерным (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Несвоевременное оприходование денег в кассу

Налоговые органы вправе проверять полноту учета денежной выручки в организациях и у При этом они руководствуются Административным регламентом исполнения Федеральной государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей (утв. приказом от 17.10.11 № 133н).

Контроль заключается в сравнении суммы наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, с данными, отраженными в фискальном отчете, на контрольной ленте ККТ, и записями в журнале кассира-операциониста. В свою очередь записи в журнале кассира-операциониста сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, а также книги учета доходов и расходов. По каждому выявленному факту расхождений специалист инспекции получает от должностных лиц проверяемой организации письменные объяснения (п. 37 Административного регламента).

Очевидно, что оспорить документально подтвержденные факты сложно. Тем не менее компаниям удается избежать административного штрафа, если на момент проверки спорные суммы все-таки были оприходованы в кассу, хотя и несвоевременно. По мнению судов, несвоевременное оприходование денежных средств в кассу не образует состава правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.02.13 № 09АП-40090/2012). Ведь ответственность установлена лишь за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

В ряде случаев суды отмечают, что под неоприходованием денежных средств понимается нарушение не только правил приема, но и правил выдачи наличных денег. Например, несвоевременную выдачу денежных средств покупателям за возвращенные ими товары суд приравнял к неоприходованию части выручки и поэтому признал правомерным штраф за это нарушение (постановление Верховного суда РФ от 28.01.11 № 5-АД11-1).

В кассе личные деньги сотрудника

До 2012 года был установлен запрет на хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации. Такие деньги, обнаруженные при проверке, признавались неоприходованной выручкой компании и зачислялись в ее доход. Кроме того, за неполное оприходование в кассу денежной наличности с организации и ее должностных лиц взыскивались штрафы (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Действующее в настоящее время Указания № 3210-У аналогичного запрета не содержит. Тем не менее это не означает, что хранение в кассе организации личных денег работников или учредителей без оформления соответствующих документов допустимо.

Ведь прием юридическим лицом наличных денег, в том числе от работников, производится по приходным кассовым ордерам (п. 5 Указания № 3210-У). Следовательно, чтобы у инспекции не было оснований для привлечения организации к административной ответственности, при хранении в кассе личных денег работников, учредителей и иных лиц необходимо оформлять с ними договор хранения и приходный кассовый ордер на сумму, принятую на временное хранение.

Не установлен лимит остатка наличных

Каждая организация или предприниматель самостоятельно рассчитывает и устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которую может хранить в своей кассе (п. 2 Указания № 3210-У). При этом руководствуются правилами, приведенными в приложении к Указанию № 3210-У.

Лимит кассы является бессрочным. Ведь в Указании № 3210-У не оговорены сроки действия такого лимита. Получается, если организация не утвердила лимит кассы на 2014 год и продолжила руководствоваться ранее установленной суммой, нельзя считать, что размер ее лимита на текущий год равен нулю и вся наличность, остающаяся в кассе на конец дня, является сверхлимитной. Значит, ее нельзя оштрафовать за хранение в кассе наличных денег сверх такого лимита.

Однако за накопление в кассе сверхлимитной наличности, за исключением дней выплаты зарплаты, компанию и ее должностных лиц могут привлечь к административной ответственности (п. 2 Указания № 3210-У и ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Малые компании и предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы. А утвержденное ранее предельное значение остатка наличных денег можно отменить, издав соответствующий приказ.

Контрольные закупки при проверках ККТ

На протяжении уже многих лет многочисленные споры вызывает вопрос о том, могут ли сотрудники налоговых органов проводить так называемые контрольные закупки товаров или услуг, чтобы выявить и зафиксировать нарушения, связанные с применением ККТ. Для налоговиков этот метод остается фактически единственным способом поймать за руку недобросовестных кассиров и продавцов. Вопрос в том, законно ли его использование и вправе ли налоговики ссылаться на доказательства, полученные в ходе подобных мероприятий.

С одной стороны, законодательство РФ не предоставляло инспекторам таких полномочий. Но с другой стороны, в нем не содержалось и прямого запрета на совершение указанных действий. Казалось бы, ситуация должна была измениться с вступлением в силу с 5 февраля 2012 года Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком, условиями ее регистрации и применения, утв. приказом Минфина России от 17.10.11 № 132н (далее — Регламент № 132н).

Дело в том, что в пункте 23 этого документа указано, что проверка выдачи кассовых чеков специалистами инспекций включает:

— приобретение товаров, работ, услуг;
— оплату этих товаров, работ, услуг наличными денежными средствами или с использованием платежных карт;
— установление факта оформления или неоформления документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар, работу, услугу.

Непосредственно в том же пункте уточняется, что перечисленные действия могут проводиться специалистами инспекций лишь в двух формах:

— в форме контроля, основанного на визуальном наблюдении с применением способов видео-, аудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров;
— в форме процедур, направленных на выявление фактов невыдачи кассовых чеков при продаже товаров, оплате выполненных работ или оказанных услуг.

Получается, из пункта 23 Регламента № 132н опять же не следует, что для того, чтобы выявить нарушения, связанные с применением ККТ, именно сотрудник налоговой инспекции должен приобретать товары, работы или услуги.

Суды также не спешат признавать за налоговиками право на проведение контрольных закупок. Судьи при этом отмечают, что сведения, полученные должностными лицами налоговых органов в ходе проверочной закупки при осуществлении контроля за применением ККТ, не могут расцениваться как доказательства, полученные в соответствии с требованиями законодательства (постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 28.01.13 № А41-18162/12 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.12 № 09АП-33439/2012-АК).

Некоторые суды общей юрисдикции приходят к более конкретным выводам, причем не в пользу налоговиков. Например, городской суд указал, что из анализа пункта 23 Регламента № 132н следует, что инспектор должен лишь совершать визуальное наблюдение факта покупки и оплаты покупателем товара, в том числе с применением или без применения средств видео- или аудиофиксации. Наблюдение за действиями по покупке и оплате товара не предполагает непосредственного участия проверяющих в наблюдаемых ими действиях (определение Санкт-Петербургского городского суда от 22.10.12 № 33-14585/2012).

Таким образом, вопрос о наличии или об отсутствии у налоговиков права совершать контрольные закупки при проведении проверки применения ККТ остается открытым, что позволяет оспаривать их результаты и избегать штрафов.

А. Хоменко,
налоговый консультант

Помогите, пожалуйста, разобраться в следующей ситуации. У нас в организации стоит парковочное оборудование, диспетчера снимают ежедневно Z-отчеты и приносят их в бухгалтерию вместе с денежными средствами в ящике- купюр приёмнике. В выходные же, например, бухгалтерия не работает, диспетчера приносят в понедельник в бухгалтерию Z-отчеты и деньги за субботу и воскресенье. То же самое и в новогодние праздники, например, бухгалтерия вышла 9-го числа и диспетчера принесли Z-отчеты за период с 1 января по 9 января и соответственно деньги. А мы в бухгалтерии отражаем выручку по каждому Z-отчету датой понедельника, если это касается выхода после выходных или 9-м января, если это выход после новогодних праздников, отдельными ПКО на каждый Z-отчет. Есть ли необходимость отражения выручки по каждому Z-отчету отдельным ПКО, или можно на несколько Z-отчетов составить один ПКО? Если это возможно, какими датами производить записи в кассовой книге?И еще вопрос бухгалтерия работает по пятидневке, но каждый день выручку приходовать не удобно, т.к.не всегда на это хватает времени, да и не такие большие суммы выручки. Возможно ли, чтобы диспетчера снимали Z-отчеты ежедневно, хранили их у себя, а в среду и пятницу например, установить сдачу выручки и Z-отчетов в бухгалтерию. Правомерно ли это? И как будут в таком случае, если это возможно, отражаться записи в кассовой книге, она храниться в бухгалтерии?И следующий вопрос – где должна по - хорошему храниться кассовая книга у диспетчеров, которые снимают Z-отчеты или в бухгалтерии, которая принимает выручку от диспетчеров вместе с Z-отчетами?

Где должна храниться кассовая книга у диспетчеров, которые снимают Z-отчеты или в бухгалтерии, которая принимает выручку от диспетчеров вместе с Z-отчетами?

Деньги, полученные от населения, нужно оприходовать в кассу организации не позднее окончания рабочего дня. Если средства поступят в главную кассу на следующий день после снятия Z-отчета, то такие просрочки будут противоречить порядку ведения кассовых операций.

То есть ПКО нужно составлять на каждый Z-отчет и в нем должна быть такая же дата.

В данном случае организация вправе самостоятельно установить порядок признания выручки.

, , ).

Северо-Кавказского округа , ).

Кассовую книгу, как правило, заполняет кассир, после этого ее заверяет бухгалтер. Если у вас нет кассира, и записи в книгу вносит бухгалтер, то храните кассовую книгу в бухгалтерии. Порядок вы можете закрепить внутренними документами.

Елены Поповой,

Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)

Кто ведет кассовую книгу

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4 . Поступать так должны все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы. Только предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу. Все это следует из пунктов и 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а также из пункта 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, пункта 4 статьи 346.11 и пункта 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию.

Дело в том, что все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги – значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами.* Такой порядок установлен пунктом 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а о том, что нарушение его наказуемо, прямо сказано в Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы, они сверяют информацию в кассовой книге с первичными документами – Z-отчетами, ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют. Такое право инспекторов подтверждают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 г. № А03-13078/2009 , Поволжского округа от 30 января 2008 г. № А12-11536/07-С59 , Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).

Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 г. № А12-20715/2008 , Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 г. № А32-11915/2008-70/75-20АЖ , от 10 октября 2007 г. № Ф08-6779/2007-2517А).*

Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Вот какие штрафы предусмотрены для виновных:

• от 40 000 до 50 000 руб. – для организаций;
• от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц. То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха).

Кстати, кассиры к должностным лицам не относятся. И несмотря на то что они материально ответственные лица, административного штрафа для них не предусмотрено. Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18. Поэтому так важно контролировать работу кассиров. Ведь из-за их ошибок накажут и главбуха и организацию.

Как вести форму № КО-4, когда у организации несколько операционных касс

Но как тогда оприходовать всю наличную выручку? Не стоит беспокоиться, все предусмотрено, процедура такова. Движение денег в операционных кассах в течение дня отражают в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4 . Ведут его по каждой ККТ. Затем наличную выручку из операционных передают в главную кассу. Там сотрудники и делают записи в кассовой книге. Основанием для них будут приходные кассовые ордера по форме № КО-1 , которые составлены согласно контрольным лентам ККТ операционных касс.*

Такой регламент предусмотрен пунктами 4.6 и 5.2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаниями , утвержденными .

Проверить, правильно ли в кассовой книге отражено поступление наличных, а также их трата, можно по оборотам счета 50 «Касса». Это следует из Инструкции к плану счетов (счет 50) и абзаца 5 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Наличную выручку выходного дня нужно приходовать сразу, а сдавать в ближайший рабочий день

Аптеки нашей организации работают не только по будням, но и в выходные, а также по праздникам. Выручку выходных и праздничных дней мы приходуем в ближайший рабочий день. После чего мы сдаем сверхлимитную наличность в банк. То есть на второй рабочий день после выходного или праздника. Правильно ли мы поступаем?

Отвечает Виктория Овчинникова,

ведущий аудитор департамента аудита «КСК Групп»

Нет, приходовать наличную выручку нужно именно в тот день, когда совершается операция. Именно на эту дату следует оформить приходный кассовый ордер, а далее занести сведения в кассовую книгу.* Данный вывод следует из содержания глав и Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П .

Обратите внимание: аптеки вашей компании являются обособленными подразделениями. Однако кассовую книгу в организации можно вести исключительно в единственном экземпляре. Следовательно, аптеки должны заполнять листы кассовой книги, ежедневно выводя остаток на конец рабочего дня, и передавать их в головной офис. Делать это следует не позднее следующего рабочего дня в качестве вложений в кассовую книгу. Причем передавать листы кассовой книги можно на бумаге либо в электронном виде.

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

Какие документы оформлять при работе с ККТ

Конец рабочей смены

В конце рабочей смены кассир-операционист:*

• на основании Z-отчета вносит записи в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 ;
• составляет справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6 . В этом документе также отражаются показания контрольных и суммирующих счетчиков, размер выручки за смену и сумма денег, возвращенная покупателям. Отчет составляется в одном экземпляре и вместе с выручкой передается в главную кассу.
• возвращает старшему кассиру главной кассы сумму денег, полученную в начале смены для размена и первоначальных расчетов с покупателями. Данный возврат фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 . В подтверждение возврата данной суммы старший кассир расписывается в графе 9.

Такой порядок предусмотрен пунктом 6.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 , пунктами , 4.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаниями по заполнению форм № КМ-4 и № КМ-6 , утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 , указаниями по заполнению формы № КО-5 , утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 .

На основании справок-отчетов кассиров-операционистов кассир (старший кассир) составляет сводный отчет по всем ККТ (форма № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»). Он составляется в одном экземпляре. В графах 5–7 сводного отчета отражаются показания счетчиков каждой ККТ, в графе 8 – размер выручки. Отдельно указывается, сколько денег было выдано покупателям при возврате товаров и какие суммы были пробиты ошибочно. Сводный отчет подписывает старший кассир и руководитель организации. Его передают в бухгалтерию вместе с приходными и расходными ордерами и справками-отчетами кассиров-операционистов. Такой порядок предусмотрен указаниями , утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 .

Ситуация: в какой день нужно сделать запись в журнале кассира-операциониста и оприходовать выручку, если смена кассира длится с 11 часов утра текущего дня до 6 часов утра следующего дня

В данном случае организация вправе самостоятельно установить порядок признания выручки. Объясняется это следующим.*

Кассир-операционист обязан ежедневно в конце рабочей смены заполнять журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 . Журнал заполняется в хронологическом порядке. Основанием для записей в нем являются Z-отчеты, снятые с ККТ в конце каждой смены. Это следует из указаний , утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 .

На основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег (п. 5.2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).*

Сведения о движении наличных денежных средств и наличных расчетах кассир фиксирует в кассовой книге по форме № КО-4 . Ежедневно бухгалтер подтверждает сумму наличной выручки, оприходованной за день и отраженной кассиром в кассовой книге (на основании приходных и расходных кассовых ордеров). Это следует из пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

При этом время начала и конца работы различных отделов организации может не совпадать (например, смена кассира может не совпадать со временем работы бухгалтерии). Кроме того, начало (окончание) рабочей смены может не совпадать с началом (окончанием) календарных суток. Режим работы персонала должен быть прописан в Правилах трудового распорядка (ст. , ТК РФ).

В этом случае оприходовать выручку за смену можно так:*

1. Кассир-операционист снимает два Z-отчета: один на конец текущего дня, другой – на конец рабочей смены. Записи в журнале кассира-операциониста и кассовой книге делаются за соответствующие дни. Выручка приходуется в размере, указанном в каждом из Z-отчетов.

2. Кассир-операционист снимает один Z-отчет на конец смены и приходует всю сумму выручки днем окончания смены (это отражается в журнале кассира-операциониста и кассовой книге в один день).

Например, если смена кассира-операциониста длится с 11 часов утра текущего дня до 6 часов утра следующего дня, то выручку можно оприходовать:

• в соответствующих суммах в текущем и следующем днях (на основании Z-отчетов, снятых на 00 ч текущего дня и на конец смены (6 ч утра), приходящейся на следующий день);
• в полной сумме в следующем рабочем дне (на основании Z-отчета, снятого на конец смены (6 ч утра), приходящейся на следующий день).

Выбранный вариант утвердите приказом руководителя организации.

Правомерность такой позиции подтверждает налоговое ведомство (см., например, письма УФНС России по г. Москве от 3 мая 2005 г. № 09-24/31061 , УМНС России по г. Москве от 3 февраля 2003 г. № 29-12/6552).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации оприходовать всю выручку, полученную за смену (на основании Z-отчета, снятого на конец смены), предыдущим днем. Они заключаются в следующем.

Ежедневно бухгалтер фиксирует полученную организацией наличную выручку в кассовой книге (п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Эти данные являются основанием для отражения записей в бухучете. В соответствии с принципом рациональности ведения бухучета делать данные записи следующим днем (или распределять выручку за смены между разными днями) неудобно, это приводит к увеличению трудозатрат (п. 6 ПБУ 1/2008). Отражение выручки, полученной за смену, предыдущим днем, отвечает потребностям организации по определению товарных остатков на начало следующего дня. Поскольку применение такого варианта не приводит к искажению данных бухучета и нарушению кассовой дисциплины, руководитель организации вправе утвердить его приказом по организации.*

Из ситуации

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

В каких случаях нужно выписывать приходные и расходные ордера при расчетах наличными

Приходный кассовый ордер

При получении наличных денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 и выдайте вносителю денег квитанцию к приходному кассовому ордеру (п. , абз. 5 п. 5.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Деньги, полученные от населения (с оформлением чеков ККТ), нужно оприходовать в кассу организации не позднее окончания рабочего дня или приезда инкассатора, если он приезжает раньше. В этом случае составьте один или несколько приходных кассовых ордеров на всю сумму выручки (