Создать несколько списков в одной таблице эксель. Как сделать сложный выпадающий список в excel

Работа в Excel с таблицами и данными в них выстроена таким образом, чтобы пользователь мог комфортно обрабатывать и анализировать их. Для этого в программу встроены различные инструменты . Их использование предполагает наличие у пользователя некоторых знаний, но с ними Excel превращается в мощнейшее средство анализа. Разработчик Office старается большинство своих программ упростить так, чтобы ими мог полноценно пользоваться любой человек.

Электронную таблицу можно превратить в инструмент для анализа данных

Одной из самых распространённых причин для создания всплывающего списка является использование данных из ячейки в формуле Excel. Предусмотреть конечное количество вариантов проще, поэтому целесообразно будет дать выбор из нескольких значений, чтобы пользователь мог выбрать из готового набора . Кроме того, может быть ещё и другая причина: заранее заданный стиль документа. Например, для отчётов или других официальных документов. Одно и то же название отдела можно написать по-разному. Если этот документ позже будет обрабатываться машиной, более правильно будет использовать единый стиль заполнения, а не ставить перед ней задачу распознавания, к примеру, по ключевым словам. Это может внести элемент неточности в её работу.

Техническая сторона вопроса

Перед тем, как сделать выпадающий список в Excel, сформируйте на листе в диапазоне ячеек необходимые варианты. Проследите за тем, чтобы в этом перечне не было пустых строк, иначе Эксель не сможет создать нужный объект на листе. Введённые значения в строках можно отсортировать по алфавиту. Для этого найдите в Ленте настроек вкладку данные и нажмите на «Сортировку». Когда работа с данными у вас закончится, выделите нужный диапазон. В нём не должно быть пустых строк, это важно! Программа не сможет создать список с пустым элементом внутри себя, потому что пустая строка не будет восприниматься в качестве данных для выбора. При этом перечень данных вы можете сформировать и на другом листе, не только на том, где будет располагаться поле ввода. Допустим, вы не хотите, чтобы они были доступны для редактирования другим пользователям. Тогда имеет смысл расположить их на скрытом листе.

После того, как вы сформировали перечень данных, выделите ячейку, в которой должен быть создан выпадающий список. В Ленте настроек Excel на вкладке «Данные» найдите кнопку «Проверка». При нажатии на неё откроется диалоговое окно. В нём вам нужно выбрать пункт «Разрешить» и установить его значение на «Список». Так в этой ячейке способ ввода будет изменён на выбор из доступных вариантов. Но пока что эти варианты не определены. Для того, чтобы добавить их в созданный объект, в поле «Источник» введите диапазон данных. Чтобы не впечатывать их вручную, нажмите на значок ввода в правой части поля, тогда окно свернётся, и вы привычным выделением мышкой сможете выбрать нужные ячейки. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, окно откроется снова. Осталось нажать ОК, и в выделенной ячейке появится треугольник, значок выпадающего списка. Нажав на него, вы получите перечень вариантов, введённых вами ранее. После этого, если варианты расположены на отдельном листе, его можно скрыть, кликнув правой кнопкой мыши на его название внизу рабочего окна и выбрав одноимённый пункт в контекстном меню.

При выделении этой ячейки рядом с ней появятся несколько кнопок. Чтобы упростить пользователю задачу ввода, вы можете с помощью этой кнопки задать имя ячейки. То же самое вы можете сделать выше, рядом с окном ввода формул есть соответствующий пункт. Так список будет понятнее, ведь пользователю не придётся гадать по его значениям, что именно тут нужно выбрать. Кроме того, в диалоговом окне можно внести сообщение-подсказку, которое будет отображено при наведении курсора на ячейку. Если ячейка не должна оставаться пустой, уберите галочку «Игнорировать пустые значения». Флажок «Список допустимых значений» должен быть установлен в любом случае.

Удаление списка

Когда выпадающий список больше не нужен, его можно удалить из документа. Для этого выделите ячейку на листе Excel, содержащую его, и перейдите в Ленте настроек на вкладку «Данные» - «Проверка данных». Там во вкладке параметров нажмите на кнопку «Очистить всё». Объект будет удалён, но при этом диапазон данных останется без изменений, то есть значения не будут удалены.

Если вам нужно, чтобы при нажатии на одну из ячеек в табличном документе Excel, раскрывался список с возможными вариантами значений, то вы попали по адресу. В данной статье расскажем вам о самых распространенных и популярных способах как это можно сделать. Это не занимает много времени. Специальные знания и навыки вам не нужны. Только желание, внимательность и четко следовать прописной инструкции. Итак, поехали!

Способ 1. Стандартный.

Для начала необходимо задать диапазон значений, который вы хотите видеть в своем выпадающем списке. К примеру, поговорим о ячейке «программа». Создадим список, который у нас должен выпадать из ячейки.

Вводим значения для выпадающего списка

Если у вас Excel 2003, тогда необходимо выполнить следующие действия. Станьте на ячейку, которую хотите сделать как выпадающий список, выбираете меню Данные – Проверка.

Выделяем будущую ячейку со списком

В Excel 2007 и выше данное окно вызывается через вкладку «Данные » -> «Проверка данных ».

Список в ячейке в MS Excell 2010

У вас появляется диалоговое окно с проверкой, куда необходимо ввести диапазон значений.

Указываем диапазон ячеек со значениями списка

Задаем конкретный тип вводимых значений, в нашем случае рассматриваем элемент «Список».

Для указания значений выпадающего списка, есть конкретное поле – «источник» . Здесь указывается диапазон ячеек, откуда будут браться значения для выпадающего списка. Делается это нажатием на значок в конце строки. Далее выделяете диапазон ячеек и нажимаете «Enter».

Вот какой результат получается в итоге.

Готовая ячейка с выпадающим списком

Для того чтобы в поле «Источник» не задавать постоянно диапазон значений. Можно эти значения объединить в одну категорию, присвоить ей имя и писать это имя в данной графе.

Указываем конкретный перечень значений, который должен выпадать. Заходим, выполняем следующие шаги.

1. Шаг 1 – выбираем меню – «Вставка»;
2. Шаг 2 – переходим в меню «Имя»;
3. Шаг 3 — открываем диалоговое окно «Присвоить».

Создаем константу со значениями списка

Если у вас английская версия тогда так

1. Insert;
2. Name;
3. Define.

В случае, если работаете с седьмой офисной версией или более новее Excel 2007. Тогда вам в помощь вкладка «Формулы» – «Диспетчер имен» (Name Manager) , и выбираем создать. Выбор имени ничем не ограничен. Можете написать, например «Обзор».

Создание имени диапазона значений в Excel 2010

Указываем имя созданного диапазона

Обратите внимание на такой момент. Источником данных может быть и любой именованный диапазон данных, к примеру, прайс-лист.

В этом случае, когда каталог прайса будет добавляться новыми позициями, они автоматически высвечиваются в выпадающем меню. Также, одним важным моментом для таких списков, считаются создание связанных выпадающих элементов. В таких случаях. Когда в одном элементе меняется содержание, в другом автоматически происходит изменение и обновление структуры.

Способ 2 – Элемент управления.

В этом способе рассмотрен вариант добавления нового объекта и привязка его к конкретному диапазону в екселе. Какие необходимо выполнить шаги:

Если у вас версия ексель 2007 года и позже, тогда выбираем меню Разработчик. Если версия ранняя тогда Вид — Панели инструментов – Формы.

Открываем панель элементов

В появившемся диалоговом окне элементов ActiveX, находим значок со списком «Поле со списком». Выносим элемент на страницу документа.

Формат элемента «Список»

В данном меню заносим диапазон значений и привязываем к ячейке данные.

Если Вам приходится работать с книгой Excel, в которой постоянно фигурирует один и тот же список данных, или может быть Вы просто не хотите множество раз использовать действие Копировать > Вставить , то было бы очень удобно иметь заранее настроенный и сохранённый список, чтобы Excel мог помочь Вам в работе. Использование настраиваемых списков – это хорошее решение для данной ситуации. Далее я покажу, как создать настраиваемый список в Excel.

Создаем пользовательский список в Excel

Я продемонстрирую это на примере списка школьных клубов. Мне нужно вести учёт денег на балансе каждого из них, а также наметить ежедневный бюджет. Я начал с того, что ввёл названия клубов, – это та информация, которая мне будет нужна постоянно.

В этот момент я бы также запустил проверку орфографии, это делается простым нажатием F7 .

Затем я выделил эту область, нажал на кнопку Office и в нижней части открывшегося меню щелкнул по Excel Options (Параметры Excel).

В разделе Popular (Общие) Вы найдёте пункт Create lists for use in sorts and fills sequences (Создавать списки для сортировки и заполнения) – кликните по Edit Custom Lists (Изменить списки).

Если Вы работаете в Excel 2010, то Вам нужен другой маршрут. Откройте вкладку File (Файл) и нажмите Options (Параметры). Затем пролистайте вниз, найдите кнопку Edit Custom Lists (Изменить списки).

Далее откроется диалоговое окно, в котором можно добавить информацию, которую планируется использовать многократно. Если Вы посмотрите на списки, уже подготовленные Microsoft, то увидите среди них те, которыми все так часто пользуются. Они не могут быть изменены или удалены. Однако, если Вы захотите удалить или изменить созданный Вами список, это можно сделать в любой момент. Для этого кликните по своему списку и делайте с ним что захотите.

Создаем список с нуля

У меня есть два способа, как создать настраиваемый список. Я могу создать его вручную, введя каждое значение в поле List entries (Элементы списка) и нажав Add (Добавить). Если Вы выберете этот путь, то столкнетесь с некоторыми ограничениями. Поле List entries (Элементы списка) позволяет ввести не более 255 символов. Будьте внимательны к тому, из скольких символов состоит каждая Ваша запись!

Подсказка: Если вы планируете вводить список в поле List entries (Элементы списка) вручную, не ставьте лишние пробелы между элементами. Если пробелы будут стоять до или после элемента, то Microsoft их просто не станет учитывать, а если между словами одного элемента, то все они будут сохранены.

Создание списка из существующего диапазона данных

Другой способ добавить элементы в настраиваемый список – импортировать данные. Если Вы выделите их прежде чем откроете окно меню, выбранный диапазон будет автоматически вставлен в соответствующее поле. Вам останется только нажать Import (Импорт) и Excel создаст список из содержащегося в ячейках текста. Если Вы не выделили текст заранее, поставьте курсор в поле рядом с кнопкой Import (Импорт) и выделите ячейки с данными для нового списка.

Помните, у нас было ограничение на количество символов, которое можно ввести в поле List entries (Элементы списка)? Только не при импорте! Теперь максимальный размер списка где-то 2000 символов! Нажмите ОК , чтобы закрыть окно с параметрами списка, и ещё раз ОК , чтобы закрыть окно параметров Excel.

Для пользовательского списка можно импортировать только текстовые значения. Если Вам нужно создать настраиваемый список с календарными датами или числами, то придётся использовать поле List entries (Элементы списка).

Вот некоторые моменты, которые Вы должны знать о настраиваемый списках… Все списки привязываются к компьютеру. Их настройки сохраняются на том компьютере, на котором Вы в данный момент работаете. Если Вы возьмёте файл с рабочего компьютера, чтобы поработать с ним дома, то придётся еще раз создать такой же пользовательский список на домашнем компьютере. Если Вы использовали настраиваемый список, чтобы сделать сортировку, то его элементы останутся в ячейках Excel, но среди списков он показан не будет.

Использование пользовательских списков в Excel

Итак, наш настраиваемый список готов к использованию. Выделите ячейку и введите с клавиатуры любой элемент этого списка. Нажмите на маркер автозаполнения (небольшой квадратик в правом нижнем углу ячейки), и потяните за него, чтобы продолжить последовательность. Чуть правее я вписал “Monday”, затем нажал на маркер и потянул вправо, Excel заполнил ячейки автоматически.

Замечательное свойство этой функции состоит в том, что Excel одинаково заполнит как столбец, так и строку, как в прямом направлении, так и в обратном, начнёте Вы с первого элемента списка, с середины или с последнего элемента… Как только Вы щелкните и начнете протаскивать мышь, Excel определит, что Вы хотите сделать, и вставит соответствующие данные.

Сортировка по пользовательскому списку

Одна из приятных возможностей, которую дает работа с настраиваемыми списками, – это возможность упорядочить данные по любому из списков, сохранённых на Вашем компьютере. Кликните по одному или нескольким столбцам, затем нажмите Sort & Filter (Сортировка и фильтр), раскройте выпадающее меню Order (Порядок), кликните Custom List (Настраиваемый список) и выберите список, по которому желаете выполнить сортировку.

Сортировка может включать более одного столбца. Если Вы хотите добавить ещё один уровень и упорядочить сначала по месяцам, а затем по номеру счёта, то можете кликнуть Add Level (Добавить уровень) и определить, каким образом должны отображаться данные. Когда закончите, нажмите ОК . Теперь информация упорядочена по выбранному списку!

Все достаточно просто! Применение пользовательских списков очень удобно особенно для тех, кто хочет избежать многократного копирования и вставки данных. Если Вы знаете, что есть набор данных, который в любой момент может понадобиться, почему бы не сделать из него настраиваемый список? Кто знает, возможно это сохранит Вам гораздо больше времени, чем Вы можете предположить… и оставит шефа с мыслью, что Вам пришлось изрядно потрудиться. Пусть он так думает.

Выпадающие списки в Microsoft Excel незаменимы при создании объемных таблиц, работе с базами данных. В чем же конкретно заключается удобство этого инструмента?
Если при заполнении таблицы некоторые данные периодически повторяются, нет необходимости каждый раз вбивать вручную постоянное значение — например, наименование товара, месяц, ФИО сотрудника. Достаточно один раз закрепить повторяющийся параметр в списке.
Ячейки списка защищены от введения посторонних значений, что снижает вероятность допустить ошибку в работе.
Таблица, оформленная таким образом, выглядит аккуратно.
В статье я расскажу, как в Экселе сделать выпадающий список в ячейк е и как с ним работать.

Формирование выпадающего списка

Один из распространенных примеров использования выпадающих списков – интернет-магазины, в которых вся продукция распределена по категориям – такая структура облегчает пользователям поиск по сайту.
Рассмотрим наглядно:

Все товары, перечисленные в таблице, нужно отнести к категории «Одежда». Чтобы создать выпадающий список для этого перечня, потребуется выполнить следующие действия:
Выделить любую ячейку, в которой будет создан список.
Зайти на вкладку «Данные», в раздел «Проверка данных».
В открывшемся окне выбрать вкладку «Параметры», а в перечне «Тип данных» вариант – «Список».
В появившейся строке необходимо указать все имеющиеся наименования списка. Сделать это можно двумя способами: выделить мышкой диапазон данных в таблице (в примере – ячейки А1-А7) или вбить названия вручную через точку с запятой.
Выделить все ячейки с нужными значениями, и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню пункт «Присвоить имя».
В строке «Имя» указать наименование списка – в данном случае, «Одежда».
Выделить ячейку, в которой создан список, и вписать созданное имя в строку «Источник» со знаком «=» вначале.
Итоговый результат выглядит так. Это самый простой вариант выпадающего списка. В зависимости от версии Excel, действий может быть больше или меньше, но в целом, инструкция универсальна для любой программы.

Как добавлять значения в список

Иногда возникает необходимость дополнить уже имеющийся перечень. В раскрывающемся списке все новые пункты отображаются автоматически при добавлении. Однако чтобы связать диапазон ячеек с добавленным вновь элементом, список требуется оформить в виде таблицы. Для этого нужно выделить диапазон значений, найти на вкладке «Главная» пункт «Форматировать как таблицу» и выбрать любой понравившийся стиль, например.

Итак, для создания выпадающего списка необходимо:

1. Создать список значений, которые будут предоставляться на выбор пользователю (в нашем примере это диапазон M1:M3 ), далее выбрать ячейку в которой будет выпадающий список (в нашем примере это ячейка К1 ), потом зайти во вкладку "Данные ", группа "Работа с данными ", кнопка "Проверка данных "

2. Выбираем "Тип данных " -"Список " и указываем диапазон списка

3. Если есть желание подсказать пользователю о его действиях, то переходим во вкладку "Сообщение для ввода " и заполняем заголовок и текст сообщения

которое будет появляться при выборе ячейки с выпадающим списком

4. Так же необязательно можно создать и сообщение, которое будет появляться при попытке ввести неправильные данные

Если Вы не сделаете пункты 3 и 4, то проверка данных работать будет, но при активации ячейки не будет появляться сообщение пользователю о его предполагаемых действиях, а вместо сообщения об ошибке с вашим текстом будет появляться стандартное сообщение.

5. Если список значений находится на другом листе, то вышеописанным образом создать выпадающий список не получится (до версии Excel 2010). Для этого необходимо будет присвоить имя списку. Это можно сделать несколько способами. Первый : выделите список и кликните правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите "Присвоить имя "

Для Excel версий ниже 2007 те же действия выглядят так:

Второй : воспользуйтесь Диспетчером имён (Excel версий выше 2003 - вкладка "Формулы " - группа "Определённые имена "), который в любой версии Excel вызывается сочетанием клавиш Ctrl+F3 .
Какой бы способ Вы не выбрали в итоге Вы должны будете ввести имя (я назвал диапазон со списком list ) и адрес самого диапазона (в нашем примере это"2"!$A$1:$A$3 )

6. Теперь в ячейке с выпадающим списком укажите в поле "Источник" имя диапазона

7. Готово!

Для полноты картины добавлю, что список значений можно ввести и непосредственно в проверку данных, не прибегая к вынесению значений на лист (это так же позволит работать со списком на любом листе). Делается это так:

То есть вручную, через ; (точка с запятой) вводим список в поле "Источник ", в том порядке в котором мы хотим его видеть (значения введённые слева-направо будут отображаться в ячейке сверху вниз).

При всех своих плюсах выпадающий список, созданный вышеописанным образом, имеет один, но очень "жирный" минус: проверка данных работает только при непосредственном вводе значений с клавиатуры. Если Вы попытаетесь вставить в ячейку с проверкой данных значения из буфера обмена, т.е скопированные предварительно любым способом, то Вам это удастся. Более того, вставленное значение из буфера УДАЛИТ ПРОВЕРКУ ДАННЫХ И ВЫПАДАЮЩИЙ СПИСОК ИЗ ЯЧЕЙКИ, в которую вставили предварительно скопированное значение. Избежать этого штатными средствами Excel нельзя.