Как работать на кассе. Как работает онлайн-касса

Совсем скоро большинство бизнесменов ожидает переход на "умные кассы", уже этим летом начнут работать с ними все организации, которые ранее применяли ККТ. Через год такая обязанность будет касаться тех предпринимателей, которые до сих под были от этого освобождены. Мы расскажем вам о том, как работать на онлайн кассе.

Порядок работы торгующих организаций с контрольно-кассовой техникой (ККТ) изменил , который внес поправки в действующий Федеральный закон N 54-ФЗ и обязал всех бизнесменов использовать кассовые аппараты исключительно с функцией передачи данных непосредственно в налоговые органы по интернету. При этом всем налогоплательщикам, использующим старые кассовые аппараты предоставлена возможность их модернизировать, а тем у кого кассы не было совсем можно купить новые. Как работает онлайн касса? Чем она отличается от техники старого поколения и на что будут в первую очередь обращать внимание налоговики? Попробуем разобраться.

Принцип работы онлайн кассы

Главная особенность ККТ нового поколения состоит в том, что она может не просто формировать и печатать бумажные чеки, но и создавать электронные фискальные документы. При этом, данные о каждой совершенной кассиром операции сохраняются в специальном фискальном накопителе (ФН), а также передаются в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД). Покупатель при этом должен по-прежнему получить на руки бумажный чек, а при желании его электронную копию на свой электронный адрес или мобильное устройство. Фактически, ни для самого покупателя, в момент расчета, ни для кассира ничего не изменится, так как все процессы происходят очень быстро и они полностью автоматизированы.

До сих пор ККТ старого образца просто печатали бумажные чеки и дублировали их на специальную контрольную ленту, которая хранилась вместе с отчетами о работе кассы за смену. Налоговики не имели никакой информации о работе конкретного магазина, пока не приходили туда с проверкой. Поэтому, соблюдение кассовой дисциплины заключалось в обязательном формировании чека по каждой продаже, своевременном вручении его клиенту и корректному закрытию смены. Это могло происходить раз в несколько недель, если за кассовым аппаратом работал всего один человек, а количество продаж было небольшим. Когда магазины начнут применять новые кассы онлайн, правила работы существенно изменятся. Ведь смену им придется закрывать не реже, чем раз в сутки, а хранить никаких контрольных лент больше не нужно совсем.

Алгоритм действий кассира и работы ККТ по новым правилам выглядит так:

1. Покупатель передает кассиру для расчета платежную карту или деньги.
2. Кассир вводит данные о покупке в ККТ.
3. Онлайн-касса формирует чек с необходимыми реквизитами.
4. Данные об операции направляются в фискальный накопитель.
5. Чек заверяется фискальными данными.
6. Происходит обработка чека фискальным накопителем.
7. Распечатывается бумажная версия чека.
8. Данные об операции отправляются оператору фискальных данных (ОФД).
9. ОФД отправляет фискальному накопителю сведения о получении чека.
10. ОФД обрабатывает полученную информацию и отправляет ее в ФНС.
11. По желанию покупателя, кассир отправляет электронный чек на его электронную почту или мобильное устройство.

Схема работы ККТ нового поколения

Важно понимать, что при работе с "умной кассой" надо соблюдать определенные сроки, которые раньше особо не регламентировались. Так, в начале каждого рабочего дня, кассир обязан оформить отчет о начале смены, а в конце этого же рабочего дня - сформировать отчет о ее закрытии. Если с момента начала смены прошло более 24 часов, программа блокирует возможность формировать чеки. Кроме того, если вдруг пропал интернет, касса может некоторое время работать в автономном режиме, сохраняя данные на фискальный накопитель Это может быть не более 30 дней. Если за это время не будет восстановлена связь, касса заблокируется.

Что касается самого фискального накопителя, то он имеет свой срок службы, в зависимости от системы налогообложения торгующей организации или ИП. На льготных режимах это не менее 36 месяцев, при совмещении режимов — не менее 13 месяцев. Хранить ФН после окончания их срока службы торгующие организации обязаны в течение 5 лет.

Работа с онлайн кассами и порядок их модернизации

Как видно из вышесказанного, основное различие между техникой старого и нового поколения — это фискальный накопитель. По сути, это отдельный блок, который имеет свой уникальный номер и срок службы. Он сохраняет и передает всю информацию о продажах за определенный период времени. Сам фискальный накопитель представляет собой жесткий диск, который должна хранить организация вместо упраздненной контрольной ленты. Примечательно, что налоговики ведут отдельный реестр ФН и использование устройства, которого нет в этом реестре, карается штрафом.

Кроме того, техника нового поколения должна иметь возможность соединения с интернетом, для этого должно быть 2 типа специальных входов - проводной и беспроводной. По принципам работы весь кассовый комплекс можно сравнить с компьютером. Поэтому, доработка ККМ до онлайн возможна только при условии возможности подключения ее к интернету и к фискальному накопителю. Как правило, большинство современных моделей кассовой техники это позволяют. Модернизация обойдется на порядок дешевле, приобретения нового аппарата. Так, в среднем "апгрейд" кассы будет стоить до 6-7 тысяч рублей, а покупка новой — от 20-30 тысяч рублей. Важную роль в этом играет установленное на ККТ программное обеспечение.

Важно помнить, что работать даже на новой кассовой машине можно только после того, как она прошла регистрацию в ФНС России и был заключен договор с ОФД. Кстати, эта услуга тоже не бесплатна для бизнеса, услуги оператора обойдутся около 3 тысяч рублей в год. К таким ОФД законодатели предъявляют ряд требований. В частности, для заключения договора оператор должен:

• получить экспертное заключение о возможности обеспечения стабильной и бесперебойной обработки больших объемов информации, с их последующей передачей;
• обеспечить конфиденциальность и сохранность полученных от ККТ данных;
• иметь лицензию Роскомнадзора, ФСТЭК и ФНС на оказание услуг телематической связи.

Только при соблюдении этих требований организация может быть включена в реестр ОФД. По состоянию на 15 марта 2017 года в этом реестре было всего пять операторов. С любым из них можно заключить договор на обмен данными.

Кроме базовых операций, выполняемых при помощи кассовых мест (продажи и возвраты), кассир должен знать и технологические моменты, относящиеся к кассовой дисциплине. Так же, как и работа всего предприятия, работа кассы подчинена строгим правилам.

Прежде всего, перед началом работы в кассу нужно внести разменную монету, необходимую для выдачи сдачи покупателям или возврата денег. Такая операция называется вносом разменной монеты или служебным вносом денег. Оформляется документ передачи денег (расходный кассовый ордер) из главной кассы магазина в торговую кассу. При этом в роли сдающего выступает директор магазина или старший кассир, а в роли принимающего — кассир, работающий за данной кассой.

Расходный кассовый ордер распечатывается и приносится вместе с деньгами кассиру, который должен поставить под ним свою подпись. Тем самым подтверждается, что деньги из главной кассы не пропали, а просто переместились в кассу торговую.

Существует также и процедура служебного выноса денег. В данном случае выручка (или её часть) поступают из торговой кассы в главную кассу магазина. Под документом (приходным кассовым ордером), подтверждающим, что деньги были перемещены из торговой кассы в кассу главную, оставляет подпись старший кассир или директор магазина. В данном случае документ состоит из двух частей, одна из которых остаётся в кассе. Тем самым, в случае неожиданной проверки, можно объяснить, почему указанная сумма выручки с данной торговой кассы не соответствует находящейся в ней наличности.

Процедуры вноса и выноса могут осуществляться по нескольку раз в течение дня. Например, по мере того, как заканчивается мелочь или при окончании смены кассира. В конце рабочего дня вся наличность из торговой кассы выводится в главную кассу РТТ.

Финальный вынос оформляется одним документом или двумя, в зависимости от того, насколько подробная ведётся на предприятии бухгалтерия. Тот, кто работает по упрощённой системе налогообложения, вполне может обойтись и одним документом. Тот же, кто работает на общей системе, оформляет два документа: вынос торговой выручки (с которой платится НДС) и вынос разменной монеты.

Существует также и такое понятие, как лимит кассы. В данном случае речь идёт о сумме, которую можно оставлять в главной кассе на ночь. Ведь инкассация может производиться раньше, чем закрывается магазин. А значит, после завершения работы, в кассе появится дополнительная выручка. Сумма эта определяется заранее, превышать её нельзя.

Создание документов вноса производится через веб-интерфейс (см. главу «12. Учёт денежных средств » ) и подтверждается на кассе. Вынос же, наоборот производится на кассе и подтверждается через веб-интерфейс. О том, как работать с процедурами вноса и выноса посредством приложения POS.workabox, можно ознакомиться ниже, в разделе «13.10. Внос и вынос денег » .

13.2. Назначение приложения POS.workabox

Приложение POS.workabox создано для повышения удобства работы кассира при большом объёме продаж. При большом количестве покупателей пользоваться веб-интерфейсом также можно, но не так комфортно. Будет страдать скорость, начнут собираться очереди. POS.workabox же позволяет производить продажи даже больших объёмов товаров с максимально высокой скоростью.

Интерфейс приложения максимально упрощён. Отображаются только самые необходимые данные. Количество действий кассира сводится к минимуму. К тому же приложение поддерживает работу с чековым или фискальным принтером и сканером штрих-кодов. Таким образом, POS.workabox позволяет организовать удобное рабочее место для кассира.

Приложение можно использовать на любом настольном компьютере или ноутбуке, работающем под управлением Windows 7 и выше. Также подойдёт и планшет с Windows (только если это не Windows RT). Дизайн POS.workabox исполнен в узнаваем стиле операционных систем Windows 8 и Windows Phone.

13.3. Установка и настройка

Для установки приложения POS.workabox необходимо воспользоваться меню «Настройки» - «Установка приложений». После нажатия кнопки «Загрузить» на ваш компьютер будет загружен небольшой инсталяционный файл. Запустите его и следуйте инструкциям.

После запуска приложения производим его настройку, используя кнопку «Настройки». Все настройки разбиты на отдельные категории:

Основные настройки. Тут можно выставить такие условия, как количество товаров, выдаваемых за один раз в результате поиска (по умолчанию задано максимально возможное количество), должны ли при работе раздаваться звуки и т. п. Также определяется и режим окна кассира. Режим «Таблица» используется при большом количестве товаров. Если же был выбран режим «Каталог», то приложение будет отображать не только название товара, но и его изображение. Это удобно, если компания торгует небольшим количеством наименований.

Интерфейс. В этом разделе настраивается всё, что имеет отношение к внешнему виду программы. Например, указывается, использовать анимацию или нет. Анимация способствует повышению привлекательности внешнего вида, однако может негативно сказываться на производительности. Также можно указать, будет ли приложение использоваться в окне, или разворачиваться на весь экран (для удобства работы рекомендуем использовать последнее).

Экранная клавиатура. Если касса используется на устройстве с сенсорным экраном и без внешней клавиатуры, то включите режим «Автоматически». Тогда при необходимости будет открываться экранная клавиатура. По умолчанию она отключена.

Цветовая схема. Выберите цветовое оформление приложения. Можно задавать не только цвета элементов интерфейса, но и фоновое изображение.

Оборудование. В данном разделе производится настройка сканера штрих-кодов, фискального регистратора, принтера чеков и весов.

На данный момент возможно использовать более ста моделей фискальных регистраторов, поддерживаемых универсальным драйвером ККМ, производства компаний Atol, «Штрих-М», Datecs, Excello и некоторых других. Что же касается принтеров чеков, то будет работать любая модель, работающая по протоколу ESC/POS.

Горячие клавиши. Задав определённые комбинации клавиш, пользователь может упростить выполнение основных команд, используя клавиатуру вместо мышки или сенсорного экрана. Это могут быть такие команды, как «Обновить», «Поиск», «Заказы» и т. п. Особенно удобен такой подход в случае использования нестандартного кассового оборудования, оснащённого специализированными клавиатурами - каждой отдельной кнопке можно задать своё действие.

13.4. Розничная продажа

После запуска приложения необходимо ввести те же логин и пароль, что используются при входе в сервис workabox. Учтите, что пользоваться POS.workabox могут только пользователи, привязанные к РТТ.

После того, как вход был произведен, приложение предложит занять одну из торговых касс данного РТТ (конечно же, если их несколько) - выбрать нужную и нажать на «Занять кассу». До тех пор, пока кассир остаётся в системе, занять эту кассу больше никто не сможет, остальным пользователям POS.workabox необходимо будет использовать другие кассы.

Для добавления товара в продажу необходимо либо отсканировать штрих-код товара сканером, либо ввести его вручную в соответствующее поле и нажать кнопку «Поиск». Можно также найти требуемый товар, воспользовавшись пиктограммой «Поиск».Также поиск можно осуществлять по наименованиям товаров, их артикулу или коду в системе - переключение осуществляется нажатием на пиктограмму, расположенную слева от поля поиска или при помощи горячих клавиш.

После того, как поиск завершён, приложение выдаёт список товаров, соответствующих поисковым запросам. Например, на запрос «Кор» могут быть выданы результаты, вроде «Конфеты Коровка» и «Коржики ванильные». Кликаем на нужном нам наименовании чтобы добавить его в список покупок.

Если какие-либо наименования были добавлены в чек по ошибке (или клиент передумал их покупать), то просто отмечаем их галочками и нажимаем кнопку «Удалить». Кнопка «Очистить» полностью удаляет все внесённые наименования.

Как уже отмечалось в главе «9.3. Работа с прайс-листами в РТТ » , работники магазина могут отметить наиболее востребованные и часто покупаемые наименования (например, упаковочные пакеты) как избранные. Такие товары можно добавить в чек при помощи кнопки «Избранное» - просто нажмите на неё и выберите в списке нужное.

Делать товары избранными непосредственно из POS.workabox невозможно. Только через веб-интерфейс. Если во время работы программы в число избранных были добавлены новые товары, то для того, чтобы они стали доступны в приложении, необходимо выйти из приложения и повторно залогиниться.

После того, как чек составлен требуется кликнуть на изображение кошелька в левом верхнем углу. Откроется поле, в котором нужно указать тип оплаты: наличные или безналичные. Если клиент рассчитывается наличными, то требуется указать выданную им сумму. Размер сдачи будет посчитан автоматически. Для завершения покупки нажимаем кнопку «Оплатить».

13.5. Режим резервирования чека

В случае, когда покупатель по какой-либо причине просит отложить на некоторое время совершение оплаты (например, ему требуется снять недостающую сумму в банкомате), можно отложить его покупку, продолжив при этом обслуживание следующего клиента. Для таких ситуаций и предусмотрен режим резервирования чека, для активации которого предназначена кнопка «Зарезервировать». После нажатия на неё нужно воспользоваться кнопкой «Начать новую продажу». Процедуру можно проводить неограниченное количество раз. Впоследствии можно в любой момент вернуться к зарезервированному чеку, чтобы завершить его.

Повторное нажатие на кнопку «Зарезервировать» вызывает список всех зарезервированных ранее чеков. Нажатие на стрелку слева позволяет активировать требуемый чек, в то время, как нажатие на крестик справа удаляет чек из списка.

Все зарезервированные чеки хранятся локально, данные о них никуда не передаются. Соответственно, когда приложение завершает работу или кассир закрывает смену, зарезервированные чеки обнуляются.

13.6. Продажа заказанного и предоплаченного товара

Размер скидки при распродаже рассчитывается системой автоматически. Что же касается дисконтных карт, подарочных сертификатов и купонов, то необходимо просто считать нанесённый на них штрих-код или ввести его вручную. Штрих-код МИ вводится так же как и ШК товаров. Если при вводе акции было указано информационное сообщение, то приложение отобразит его.

Список задействованных МИ будут отображён в соответствующей закладке. При ошибочном сканировании, любой МИ можно исключить из обработки, просто нажав на «крестик» напротив и удалив его из списка. Если речь идёт о МИ, «привязанном» к покупателю, то данные об этом клиенте можно будет узнать в закладке выше.

13.10. Внос и вынос денег

Как уже отмечалось выше, работа с кассой не должна начинаться без предварительного вноса денег. Процедура эта начинается менеджером РТТ, посредством веб-интерфейса. Он оформляет документ внутреннего перемещения денежных средств (см. главу «12. Учёт денежных средств » ). Пока деньги переносятся в кассу, документу присваивается статус «В пути».

Чтобы принять деньги, кассир должен перейти на закладку, с информацией о финансовых результатах и нажать на кнопку «Вносы денег». Выбрав нужный документ, кассир подтверждает прием денег. Деньги приняты, документу автоматически присваивается статус «Завершён».

Процедура выноса денег осуществляется в обратном направлении. Сначала кассир нажимает на кнопку «Касса», затем «Вынос денег», указывает сумму (по умолчанию подставляется сумма, соответствующая всей наличности в кассе) и подтверждает вынос. Завершить процедуру должен уже менеджер, выставив соответствующему документу, который будет создан автоматически после нажатия кнопки «Вынос денег» кассиром, статус «Завершён».

Предусмотрена возможность закрыть смену без выноса денег. Для этого нажимается кнопка «Касса», затем «Закрыть смену».

13.11. Работа в офлайн-режиме

Как уже отмечалось выше, по сути своей, приложение POS.workabox просто заменяет собой веб-интерфейс, делая работу более удобной при большом количестве продаж.

Однако у приложения есть одно важное преимущество - способность работы при временном пропадании интернета. В случае, если вдруг соединение с интернетом по какой-либо причине временно прервётся, всё равно сохраняется возможность продолжать торговлю. Все данные в таком случае будут сохраняться локально. Как только связь будет восстановлена, приложение сразу же отправит всех их в систему.

В правом верхнем углу экрана приложения находится пиктограмма в виде облачка. Когда оно цело связь присутствует. В случае обрыва связи облачко меняет свой вид, на нём появляется вопросительный знак. Если связь с сервером восстановить не удаётся, то облачко становится перечёркнутым.

Для того чтобы работа в офлайн-режиме была возможной, в случае неожиданного разрыва связи, необходимо в настройках приложения отметить галочкой поле «Разрешать работу в офлайн-режиме». Там же указывается, насколько часто приложение проверяет наличие связи, и после какого времени отсутствия связи, предложит пользователю перейти в режим работы офлайн.

Также можно разрешить запуск приложения и в случае полного отсутствия связи. Однако для этого необходимо включить «Разрешить оффлайн логин» в настройках предприятия: меню «Предприятие» - «Представительство». Это будет касаться всех касс, во всех магазинах, относящихся к данному представительству.

Если отметить поле «Разрешать работу в офлайн-режиме», любые изменения списка товаров или их цен будут сохраняться на компьютере пользователя.

Если приложение используется впервые, а до этого в систему было внесено немало данных, то процесс синхронизации может потребовать довольно много времени. К тому же, во время выполнения этой процедуры, работа с POS.workabox может быть затруднена. Лучше всего провести синхронизацию до того, как начнётся торговля. Этот процесс отображается в процентах рядом с пиктограммой-облачком.

Впоследствии, если номенклатура будет значительно изменена, лучше всего будет отчистить кеш приложения и произвести синхронизацию заново. Для этого предназначена кнопка «Очистить кеш товаров». Кнопка «Очистить файловый кеш» предназначена для удаления хранящихся на компьютере изображений товаров, которые также подгружаются при синхронизации.

В случае если вдруг соединение с интернетом по какой-либо причине временно прервётся, всё равно сохраняется возможность продолжать торговлю.

Можно сделать и так, чтобы отсутствие связи приложение отмечало не только облачком, но и для наглядности несколько меняло внешний вид. Отметьте для этого в настройках доступности сервера пункт «Использовать специфическое оформление». В таком случае, при исчезновении связи приложение изменит свой цвет на красный. При работе в офлайн-режиме на пиктограмме-облачке появляется изображение амбарного замка.

В офлайн-режиме можно оформлять только розничные продажи. Из скидок доступна только менеджерская. Работает возможность начисления бонусов, но нельзя списать уже накопленные бонусы и их точное количество не будет печататься на чеке. Другие действия, например, возвраты, предоставление скидок по маркетинговым акциям, вносы и выносы денег невозможны. Однако рекомендуется всё же сканировать дисконтные карты, привязанные к клиенту. Скидка при этом рассчитываться не будет, но сумма продажи всё рано учтётся, что важно при использовании накопительной карточки.

После того, как связь снова будет налажена, система сама предложит вернуться к онлайн-режиму.

Рассказывая о работе в оффлайн-режиме, нужно упомянуть ещё одну особенность. Если в течение длительного времени приложение POS.workabox не имело доступа к интернету, а в этот период кассиру был закрыт доступ к workabox, то последующая синхронизация совершенных им продаж становится невозможной. Эти продажи учитываются отдельно. Доступ к ним осуществляется менеджером магазина в ручном режиме, через меню «Настройки» - «Контроль продаж».

13.12. Завершение работы

Прежде чем кассир покинет своё рабочее место, он должен завершить работу с приложением. При этом он может просто выйти из своего аккаунта и передать кассовое место сменщику или вообще закрыть приложение. В обоих случаях нажимается кнопка «Выйти», после чего система предложит либо сменить пользователя, либо завершить работу POS.workabox.

13.13. Использование POS.workabox в заведениях общепита

Как уже отмечалось выше, POS.workabox хорошо подходит для предприятий, вроде заведений общепита, которые торгуют относительно небольшим количеством товаров без штрих-кодов. В таком случае кассиру при составлении чека будет куда проще пользоваться изображениями наименований, а не искать их в списках по названию. Для этого в настройках режим работы окна кассира переключается на «Таблица» (см. «13.3. Установка и настройка » ).

Принцип работы кассира в таком случае изменяется не слишком сильно. Основная разница заключается лишь в том, что ему нужно будет пользоваться не сканером штрих-кодов, а перемещаться по группам товаров, нажимая на соответствующие изображения. Нажатие на изображение товара добавляет его в чек. А при необходимости можно воспользоваться и обычным поиском.

13.14. Использование POS.workabox при проведении инвентаризации

Одна из дополнительных возможностей POS.workabox - это формирование инвентаризаций (см.«8.8. Инвентаризация » ).

Сделано это исключительно для комфорта продавцов, которым удобнее работать с приложением, нежели с веб-интерфейсом (например из-за небольшой диагонали экрана компьютера, используемого в магазине). Для того, чтобы включить режим проведения инвентаризации, нужно воспользоваться кнопкой «Инвентаризация» или соответствующей комбинацией клавиш. При этом необходимо, чтобы у пользователя были выставлены соответствующие права (см. « 5.3. Права доступа и группы пользователей » .

Когда режим инвентаризации включён, изображение кошелька в левом верхнем углу приложения заменяется на изображение папки-планшета. Далее работа мало чем отличается от обычных продаж. Продавец просто отмечает товары, указывает их количество. Вся эта информация вносится в автоматически созданный документ инвентаризации, который доступен через меню «Запасы» - «Инвентаризация».

Когда инвентаризация завершена, достаточно просто вернуться на главный экран приложения. Если подключен чековый принтер, то после завершения инвентаризации он распечатает соответствующий документ.