Все поступления и выдача денег предприятия учитываются в Кассовой книге. Она должна быть пронумерова­на, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью и заверена подписями руководителя и главного бухгалтера пред­приятия.

Записи в Кассовой книге ведутся в 2 экз. через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов с записями должны быть отрывными - они служат отчетом для кассира. Пер­вые экземпляры листов с записями остаются в Кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов с записями нумеруются одинаковыми порядковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в Кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кас­сира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его за­меняющего.

Ежедневно в конце смены кассир подсчитывает итоги опера­ций за смену (суммарный приход кассы - оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход - оборот по кредиту), выво­дит остаток денег на конец смены. Это производится следующим образом:

Остаток на начало смены + Приход - Расход = Остаток на конец отчетного периода (смены)

В качестве отчета кассира в бухгалтерию сдается второй отрыв­ной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в Кассовой книге.

На каждую ККМ администрация должна завести Журнал кас­сира-операциониста по форме КМ-4, который дол­жен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписью на­логового инспектора.

Показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков записываются в Журнал кассира-операциониста по форме КМ-7, причем данные на начало и по окончании ра­бочего дня (смены) заверяются подписями представителя адми­нистрации и кассира-операциониста. Разница между показателя-счетчиков на начало и конец смены (рабочего дня), которая должна совпадать с показаниями секционных счетчиков, являет­ся дневной выручкой; оприходование ее подтверждается главной кассой в кассовом отчете. Эта сумма должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложен­ной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком ККМ.

При расхождении фактическая сумма определяется путем сло­жения сумм, напечатанных на контрольной ленте. При расхожде­нии результатов сложения сумм на контрольной ленте с выруч­кой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель ад­министрации с кассиром должны выяснить причину расхожде­ний. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответ­ствующие графы Журнала кассира-операциониста.

По результатам проверки администрация предприятия в слу­чае недостачи денежных средств должна принять меры к взыска­нию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств - оприходовать их по учету с отне­сением на результаты хозяйственной деятельности.

Но в торговом предприятии возможно уменьшение выручки операционной кассы на возвращенные суммы по неиспользован­ным покупателями чекам. Причем следует помнить, что кассир- операционист может выдавать деньги по возвращенным покупа­телями (клиентами) чекам только при наличии на нем подписи директора (заведующего) и только по чеку, выданному в данной кассе. На суммы соответствующих чеков кассиром совместно с администрацией предприятия составляется акт по форме КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям по не­использованным чекам. Сами чеки при этом погашаются, наклеи­ваются кассиром на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бух­галтерию. Суммы их вместе с напечатанными за день нулевыми чеками (которые используются для проверки четкости печати рек­визитов на чековой и контрольной лентах, а также правильности установки дататора и нумератора) отражаются в Журнале касси­ра-операциониста.

Таким образом, сумма выручки уменьшается на итоговую сум­му акта о возврате покупателем по неиспользованным чекам.

Кроме того, в торговых предприятиях деньги могут взиматься не только за материальные средства. Например, в случае комисси­онной торговли при возврате комитенту сданных на комиссию ранее товаров кассир получает от него средства за хранение, учет поступления которых он ведет в приходной ведомости. Приходная ведомость закрывается ежедневно кассиром путем подсчета сум­мы поступивших денег и подписывается им, а также бухгалтером и руководителем предприятия. При этом на общую сумму посту­пивших средств выписывается приходный кассовый ордер, кото­рый прилагается к отчету и сдается в бухгалтерию.

Раз или два в сутки кассиры сдают Z-отчет. Что это за форма отчетности, чем отличается от других? Каковы особенности и сложности, возникающие при подготовке таких отчетов? Об этой сейчас и пойдет речь.

Зачем нужен Z-отчет по кассе?

Снятие Z-отчета происходит в конце каждой рабочей смены кассира. Эта операция необходима:

• для контроля за работой кассиров;
• для оперативной оценки выручки;
• для сдачи вырученных средств инкассаторам;
• для отчета перед налоговой инспекцией.

Существует еще и Х-отчет, который выполняется по мере необходимости, но не обнуляет суммы. А после снятия Z-отчета происходит обнуление всего, что было пробито на данной кассе за рабочий день кассира.

Наличность после данной операции инкассируется. В журнал кассира-операциониста заносятся полученные данные: номер документа и дата его оформления; накопления на начало и конец рабочего дня; выручка за смену; а также данные о возвратах денежных средств и безналичных платежах.

Кроме этого, кассир должен заполнить справку аналогичного содержания и передать ее бухгалтеру, который на ее основании заполняет кассовую книгу.

Виды Z отчетов

Z-отчеты по кассе бывают нескольких видов:

• основной — снимается в конце смены, гася все регистры;
• отчет по отделам (выполняется по мере нужды, не обязательно каждый день;
• Z-отчет по отдельным кассирам;
• по группам товаров (если такая возможность изначально запрограммирована в кассовом аппарате).

Как это делается

Как снять Z-отчет? Для начала, не спутать его с Х-отчетом. Второй важный момент: алгоритм выполнения этой операции разный, в зависимости от используемого кассового аппарата. Никаких данных вносить вручную не придется, они все фиксируются в течение дня контрольно-кассовой машиной, требуется лишь выполнить последовательность действий, чтобы аппарат сам посчитал нужные данные, и вывести их на печать.

Поскольку после этого, тоже автоматически, происходит обнуление кассы. То такой отчет иногда называют «отчетом с гашением». Многие кассы также настроены на блокирование функционирования после истечения срока 24 часов. Если вовремя отчет данного формата не сделан, аппарат блокируется. Это требование зафиксировано в законодательстве и подзаконных актах, регулирующих сферу торговли и услуг, использующих ККМ.

Зная, как сделать Z-отчет, кассир помогает себе и бухгалтерии грамотно выполнить и ряд других задач по стандартному документообороту. На основе этого отчета оформляется журнал операциониста, справка кассира, ведутся операции по оприходованию средств и т. д. То есть, это основной, базовый документ для последующих форм отчетности.

Возможные проблемы

Как уже говорилось, если подобный отчет не выполнен вовремя, возможна блокировка кассы, а значит, создание проблем для работы всего торгового учреждения или иной организации, где применяются кассы.

К тому же, если вы забыли снять Z-отчет, это выяснится при налоговой проверке, и у компании (ИП) будут проблемы с инспекцией, штрафы и иные санкции. Или даже до проверки. Например, в такой ситуации: с чеком вашей организации какой-то клиент может пойти в ту же инспекцию, чтобы отчитаться за свои расходы. И если в чеке у него стоит одна дата, а в вашем отчете обозначен следующий день, это нарушение сразу будет замечено.

Помните о таком нюансе: повторно выполнить Z-отчет по кассе можно будет не ранее, чем будет пробит некий чек на любую сумму, или хотя бы нулевой, тестовый. После чего аппарат будет перепрограммирован на снятие кассы, даже в случае нулевой выручки.

В случае утраты зет отчета по техническим или иным причинам, придется делать его аналог с помощью распечатки из ЭКЛЗ ККМ отчета «Итоги смены». В этом случае необходимо еще и написать подробную объяснительную с указанием причин и обстоятельств происшедшего, а также реквизитов утраченного документа.

Сложности могут возникнуть не только у сотрудников, но и у клиентов. Так, возврат денег из кассы по требованию потребителя возможен лишь до снятия Z-отчета. То есть в той смене, когда осуществлялась покупка или услуга. В противном случае, с опозданием, клиенту придется получать возврат через центральную кассу, с использованием кассового расходного ордера и после написания соответствующего заявления.

В конце рабочего дня кассир составляет отчет кассира в двух экземплярах, один из которых («Вкладной лист кассовой книги») с приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями передает главному (старшему) бухгалтеру, а второй («Отчет кассира») после его подписи главным (старшим) бухгалтером оставляет у себя. Собранные за год отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.
Составление отчета кассира в 1С:Бухгалтерии 8 производится с помощью специализированного отчета Кассовая книга. Форму отчета можно открыть через меню Касса -> Кассовая книга или по кнопке Кассовая книга> из формы Журнал кассовых документов.
В форме отчета имеется две части: в верхней - расположены рекви-зиты для настройки параметров формирования отчета, в нижней - окно для просмотра отчета. Слева в окне просмотра выводится «Вкладной лист кассовой книги», к которому справа «примыкает» «Отчет кассира» (рис. 2-51).
Листы кассовой книги формируются за период, указанный в рекви-зитах Период с и по. При составлении отчета за один день дата начала периода совпадает с датой конца периода.
Листы кассовой книги программа нумерует автоматически. Реквизит-флажок Пересчитать номера листов с начала года управляет режимом нумерации листов. Если флажок установлен, то программа пересчитывает листы с начала года, а если нет, то нумерация листов за указанный период начинается с ближайшего относительно даты начала периода номера листа из регистра сведений Номера листов кассовой книги (меню Операции -> Регистры сведений -> Номера листов кассовой книги).
При установленном флажке Выводить основания кассовых ордеров в кассовой книге кроме сведений о том, кому выданы денежные средства и/или от кого получены денежные средства, будет выводиться значение реквизита Основание, заполняемого на вкладке Печать формы документов Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер.
Положение переключателя Последний лист управляет оформлением последнего листа кассовой книги, формируемой за указанный период, или листа, формируемого за определенную дату. В положении Обычный формируется «обычный» лист кассовой книги. В положении Последний в месяце в конце последнего листа за месяц дополнительно выводится информация о количестве листов кассовой книги за месяц. В положении Последний в году дополнительно к предыдущему формируется «обложка» кассовой книги за текущий год и лист с указанием общего ко- личества листов, включенных в кассовую книгу текущего года, и реквизитов руководителя и главного бухгалтера. I* Кассовая книга за период _ ? X !ДвЙСТвМЯ- >Сторнировать V 4Советы? ^ _ , _ I Период с. по [Ї902200Є О і... j Оргажзация [Белая акация:::;: ш I " і О Перестать номера л*стов с начала года О Выводить осиовамм кассовых ордеров Последний лист © Обычный Последний в месяце Последний в году
КАССА за 19.02.2008 Вкладной лист кассовом книги ГІ4СТ 1 Номер длдоешл От кого получено или кому выдано Номер коррес локирующего
счета, субсчета Приход, рув. коп. Расход, руб. коп. Номер докуменм 1 2 3 4 5 1 Остаїок на начало дня X 1 Принято от ООО "Декстрим" (через Сидорова
С.С.) 62 02 35 400=00 1 Приня
С.С.) ¦ j 2 Принято от ЗАО "Авертон" (через Соколока
ЮВ.) 60 02 14 160=00 2 Приня г
Ю В.) ; 3 Принято от Романовой Софьи Владимировны 71 01 500=00 Э Приня 4 Принято от Романовой Светланы Степановны 51 75 000=00 4 Приня 5 Принято от ЗАО "Строй-Сервис" (через Астахова П О.) 66.03 20 000=00 5 Приня Астах 1 Выдано ООО "Диверс" (через Воронина В М.) 60.01 11 800=00 1 Вьідаї 2 Выдано ЗАО "Траст-Сервис" (через Юкина АВ) 62.02 23 600=00 2 Вьідаї АВ) 3 Выдано Романовой Светлане Степановне. 71.01 7000=00 3 Выдаг 4 Выдано По ведомости №1 70 60 000=00 4 Вьідаї 5 Выдано Романовой Светлане Степановне 51 15000=00 5 Вьідаї Итого за день 145 060-00 117 400-00 Остаток на конец дня 27 660-00 X в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии X в том
Рис. 2-51. Форма отчета Кассовая книга
Кассовые операции в рублях и в иностранных валютах отражаются в единой кассовой книге. При этом в ней отражаются результаты пересчета остатка наличных денежных средств в иностранной валюте.
Если в организации ведется касса в валюте, то в листах кассовой книги остатки на начало и конец дня показываются по каждой валюте (рис. 2-52).
Действия» > Сформировать 1 «^.Советы
Периоде: |і305200в ]ІІ1по: 1^3052008 рИ}{ ^"j Оргаиоацня: |Еаяаяамййя -fc)
О Пересчитать номера листов с немала года Q Вьводить основания кассовых ордеров
ПосищщЛ лист
Обычный Последний в месяце По 000- 00 USD 1 191 640-00 50 000-00 USD Остаток на конец дня 105 038-80 X в том числе: национальная валюта (Российский рубль): 81 206-00 X иностранная валюта (Доллар США): 23 832-80 1 000-00 USD *
X в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии X Кассир Романова С. С. подпись расшифровка подписи. ,..,., Г, ІШ
Рис. 2-52. Отчет кассира по мультивалютной кассе
Кассовая книга в программе составляется не по проводкам на счете 50 «Касса», а по тем данным, которые указаны в документах Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер, имеющих признак «Проведен». Вместе с тем, при ее составлении программа проверяет обороты за день по документам и проводкам. В случае несовпадения про-грамма информирует об этом в окне служебных сообщений (рис. 2-53).


Несовпадение оборотов может иметь объективную причину, обу-словленную тем, что по отдельным операциям проводки формируются не кассовыми документами, а «связанными» с ними документами конфигурации. Например, с операцией Прием розничной выручки документ Приходный кассовый ордер создается только для того, чтобы документально зафиксировать факт внесения розничной выручки в кассу и включения кассового ордера в отчет кассира. При этом документ при выполнении процедуры проведения не вводит никаких проводок, поскольку они, согласно заложенной концепции, формируются при проведении документа Отчет о розничных продажах. Тем не менее, информацию о несовпадении оборотов следует проверить для исключения ошибок в учете.
Для вывода отчета на печать следует ввести команду меню Файл -> Печать или щелкнуть на пиктограмме принтера на командной панели Стандартная.

В вашем браузере отключен JavaScript. Пожалуйста включите JavaScript для использования всех возможностей этого сайта.

Работа с кассой

Программа позволяет вести учет кассы или нескольких касс. Основные возможности - это ввод приходных и расходных ордеров, выдача денег под аванс подотчетным лицам и ввод авансовых отчетов. В результате работы с кассой можно получать отчеты по суммам потраченным на разные статьи расхода и доходам полученным по различным статьям, видеть незакрытые долги подотчетных лиц и контролировать оплату арендаторов.

Вкладка Касса содержит список приходных и расходных ордеров и введенных авансовых отчетов. Все таблицы можно фильтровать с помощью параметров верхней части вкладки. В нижней части вкладки всегда отображается сумма всех документов с учетом фильтра.

Например, мы хотим увидеть какую сумму арендатор "ООО "Краса"" заплатил за полгода, для этого в фильтре указываем период в полгода, в поле Контрагент вводим краса , в таблице останутся только приходные ордера с этим контрагентом, под таблицей мы увидим общую сумму всех документов.

Таким образом, через фильтр можно получать общие суммы с разнообразными комбинациями условий.

В верхней части вкладки отображается текущая сумма денег, которая должна находится в кассе, это общая сумма всех приходов за вычетом расходов. Причем, если в фильтре выбрать организацию или кассу, итоговая сумма будет отображаться только по этой организации или кассе, по умолчанию показывается общая сумма по всем организациям и кассам.

В программе существует ограничение на изменение кассы задним числом, то есть без соответствующих прав (см. Работа с пользователями ) пользователь может исправлять только сегодняшние кассовые документы, предполагается что если кассир совершил ошибку при вводе документа, то в течении для у него есть возможность ее исправить. Но вчерашние и более ранние документы исправлять он не может.

Приходные ордера

Рассмотрим универсальный способ ввода приходного ордера. Для этого откроем вкладку Касса на ней вкладку Приходные ордера , нажмем кнопку Добавить .

Каждый приходный ордер может быть двух типов Возврат от подотчетного лица и Прочий приход. Возврат денег в кассу подотчетным лицом рассмотрим позже. А под прочим приходом подразумевается любое другое поступление денег в кассу, в том числе и оплата арендатором.

При вводе платы необходимо выбрать арендатора, который платит, если у арендатора есть активные договора, то программа позволит выбрать договор по которому происходит оплата, если по выбранному договору введены начисления то, программа даст возможность также указать начисление, по которому производится оплата. Вам также необходимо выбрать статью дохода, по которой поступают деньги, это позволит в дальнейшем получать общую информацию о поступлении по каждой статье дохода.

В основании можно указывать любую текстовую информацию.

При внесении возврата от подотчетного лица, просто выбираем сотрудника и указываем сумму, ничего сложного.

Расходные ордера

Расходные ордера тоже бывают двух типов: Прочая выдача и Выдача подотчетному лицу. При обычной выдаче денег, мы указываем контрагента, сумму платежа и статью расхода на которую запишется расход. Если же мы еще не знаем контрагента и точную сумму расхода, а может и статью, просто выдаем деньги сотруднику чтобы он что-то купил, то необходимо выбрать выдачу подотчетному лицу, в этом случае расходный с помощью расходного ордера деньги спишутся из кассы, но на конкретные расходы они не попадут, пока подотчетное лицо не отчитается и не сообщит точную сумму потраченных денег. Выданные деньги будут числится в долгах у подотчетного лица.

Подотчетные лица

При необходимости внести расходы подотчетного лица, на которые до этого он брал деньги, мы должны создать авансовый отчет.

При выборе подотчетного лица в окне создания авансового отчета, программа сразу показывает текущий долг подотчетного лица, когда и какие суммы он брал в таблице Последние авансы .

Нам необходимо указать статью расхода и потраченную сумму. После сохранения авансового отчета эта сумма запишется в расходы по выбранной статье.

В программе существует простая возможность закрыть весь долг подотчетного лица, то есть сразу из авансового отчета внести остаток суммы долга в кассу. Для этого надо поставить галочку Создать приходный ордер на сумму остатка .

В этом случае долг будет полностью погашен, программа автоматически создаст приходный ордер на сумму остатка, а вам останется только внести указанную сумму в кассу.

Этот способ полностью закрыть долг подотчетного лица при создании авансового отчета может быть использован и в обратной ситуации, когда подотчетное лицо потратило на покупки больше денег чем получало из кассы. В этом случае при сохранении авансового отчета будет создан расходный ордер на сумму доплаты чтобы компенсировать потраченные на покупку личные средства.

Кассовые отчеты

Программа позволяет получать несколько суммарных отчетов с кассовой информацией. Отчеты можно открыть через меню Отчеты подменю Касса или с помощью соответствующих кнопок на вкладке Касса .

На практике много вопросов возникает у ИП и субъектов малого предпринимательства (ООО) по ведению кассы. Рассмотрим возможные операции с применением ККМ. 1. Открытие кассы.

На кассовых аппаратах смена открывается либо документом «Открытие смены», либо автоматически первым чеком. Рекомендуем перед открытием смены распечатывать X-отчет, по которому можно сверить дату и время, номер последнего Z-отчета (последняя запись в Журнале кассира-операциониста), проверить, что сменный итог обнулен (смена закрыта).

До начала работы с ККТ кассир-операционист указывает в журнале КМ-4 показания счетчиков ККТ на начало дня. Они должны совпадать с показаниями счетчиков на конец предыдущей рабочей смены .

2. Прием выручки.

В течение рабочей смены кассир-операционист принимает от покупателей деньги (банковские карточки) в оплату товаров (работ, услуг), сразу выбивает чеки, отдает их покупателям вместе с покупкой и сдачей. Оформлять ПКО на каждую сумму, пробитую через ККТ, не надо.

В течение дня, для контроля денежных средств, проведенных через кассовый аппарат, используется X-отчет. Он позволяет посмотреть сумму выручки, проведенную по кассе за смену на момент снятия. В течение смены снимать такой отчет можно неограниченное количество раз. Сумма наличных денег в денежном ящике всегда должна совпадать с показаниями X и Z-отчетов ККМ.

В розничной торговле не исключены ситуации, когда клиент хочет вернуть приобретенный товар. Если товар возвращается в день покупки, операция оформляется также, как и при продаже - через документ «Чек ККМ», только в данном случае делается чек на возврат. При возврате товара не в день покупки выдача денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность. Для возврата денег покупателю из главной кассы составляется расходный кассовый ордер.

3. Прием наличных из банка.

Приходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.

При приеме наличных денежных средств из банка оформляется ПКО.

4. Выдача денег под отчет

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Для выдачи денег в подотчёт составляется расходный кассовый ордер (РКО) на основании письменного заявления подотчётного лица, составленного в произвольной форме. В заявлении указывается сумма выдаваемых наличных денег, срок, на который выдаются деньги, дата и подпись руководителя.

В течение 3х рабочих дней после окончания срока, на который выдавались подотчётные деньги, или со дня выхода на работу сотрудник обязан предъявить бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю) авансовый отчёт с прилагаемыми документами, подтверждающими произведённые расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление.

Если у сотрудника остались подотчетные деньги на руках, то он возвращает их обратно в кассу. Оформляется ПКО.

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: нельзя выдавать работнику наличные деньги в подотчёт, если он уже имеет непогашенную задолженность по ранее полученной подотчётной сумме денег. То есть работник вначале должен отчитаться по ранее полученным деньгам и только потом он может взять снова деньги в подотчёт.

Руководитель (или ИП) сам решает на какой срок выдавать деньги в подотчёт , законом этот период никак не ограничивается. Главное, в заявлении подотчётного лица этот срок должен быть чётко указан, а руководитель даёт своё согласие посредством подписи.

Деньги под отчёт можно перечислять и на банковские зарплатные карты сотрудников.

5. Выдача ЗП

Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Напротив фамилий тех работников, которым зарплата по каким-либо причинам не выплачена, указывается «депонировано».

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется РКО.

Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Исправления в документах не допускаются.

6. Сдача наличных в банк. Оформляется РКО.

7. Закрытие кассовой смены.

В конце дня происходит закрытие кассовой смены. На кассе ККМ снимается Z-отчет, который показывает сумму выручки за операционный день и фиксирует закрытие кассовой смены. На основании Z-отчета заполняется Журнал кассира-операциониста. В конце дня приходуется вся выручка в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Если ККМ вообще в течении дня не включался, то и Z-отчет в конце дня распечатывать не следует.

Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Такую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Нумерация страниц в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

Все что зарабатывает организация, является её собственностью. Поэтому даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Т.е. брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.